Telefoon +31 (0) 40 26 77 199 | Telefoon (Duitsland) +49 (0)208 309 98 55 0 | info@sofon.com 

Solution Definition

Het startpunt van een goede offerte is beschrijving van de oplossing (‘solution definition’)  Met Sofon kunt u uw dit slim inrichten.

Solution Definition

Het startpunt van een goede offerte is beschrijving van de oplossing (‘solution definition’)  Met Sofon kunt u uw dit slim inrichten. U bent dan in staat om op een gestructureerde manier behoeftes van klanten te analyseren en dit in passende oplossingen te vertalen in professionele, overtuigende en begrijpelijke offertes. Ook als klanten met zelf geformuleerde eisen komen en geen ‘needs analysis’ nodig is, kunt u dit. U kunt uw oplossingen probleemloos visualiseren en technisch en financieel doorrekenen. Ook kunt u een special request zonder verstoringen in een offerte laten meelopen. U kunt deze offertes bovendien heel snel maken, omdat u zich op het kennismodel en de slimme vragen baseert die u vooraf heeft vastgelegd. Een offerte samenstellen neemt zo eerder minuten en uren in beslag dan dagen en weken.

Offertes zijn bovendien altijd opgesteld in de taal van de klant: op een manier waarop de klant begrijpt en kan beoordelen hoe de oplossing in zijn behoefte voorziet.

Met alles afdekkende, overtuigende en professionele aanbiedingen haalt u de risico’s voor de klant uit offertes en daarmee wekt u vertrouwen bij klanten. U voldoet bovendien altijd aan klantverwachtingen en voorkomt verstoringen in de productie. Met ‘solution definition’ maakt u niet alleen uw offerteproces repeatable, maar maakt u het mogelijk om ook uw productieproces repeatable te maken.

Met Sofon maakt u binnen solution definition de volgende processen slim:

 

Needs analysis

Uw situatie

In uw klantordergestuurde bedrijf komt het regelmatig voor dat er in de fabriek nog vragen komen over producten die besteld zijn of zelfs al in productie zijn. Dan wordt afstemming gezocht met de klant over allerhande aspecten. Het is er eigenlijk bijna bij gaan horen. Verstorend voor het productieproces, maar het grotere belang is dat uw producten voldoen aan de verwachtingen van klanten. U hebt het meermaals meegemaakt dat dat niet zo was en dat er veel herstel werk nodig was om de klant alsnog tevreden te maken en dat kost handenvol geld. Een te lage machine output was bijvoorbeeld de laatste keer de boosdoener. Dat blijft het lastige punt, dat klanten hun apparaat vaak toch net anders inzetten dat wat er uit het verhaal van Verkoop naar voren komt. Waar zit dat nu in? Bij Sales? Bij Engineering? Vragen ze daar niet goed door? Maar er wordt toch uitgebreid gecommuniceerd! Daar kruipt juist veel tijd in. Het is lastig om daar een vinger achter te krijgen. En het gebeurt ook nog eens na lange onderhandeltrajecten waarin Sales orders voor de poorten van de hel moet wegslepen. Elke onderhandeling is tegenwoordig een regelrecht prijsgevecht dat u welhaast dwingt de laagste aanbieder te zijn.

De oplossing

Sofon is bij uitstek geschikt om elke specifieke behoefte van klanten gestructureerd te inventariseren en die snel (in minuten) te vertalen in een overtuigende, goed onderbouwde offerte met een passende en altijd 100% maakbare oplossing. Deze oplossing wordt ook automatisch vertaald naar het product dat de fabriek moet maken.

Bron hiervoor is het kennismodel dat u met Sofon vastlegt (configuratiemanagement). Hierin beschrijft en visualiseert u al uw productopties in onderlinge samenhang, met specificaties, bijbehorende wet- en regelgeving, prijzen en relevante bepalingen.

Deze kennis is centraal beschikbaar. Uw verkopers - ook verkopers van partners en resellers - putten hieruit bij het maken van offertes en contracten. Dat doen ze via slimme vragen die u ook in Sofon vastlegt. Omdat u uw markt kent, zijn deze vragen geformuleerd vanuit alle mogelijke toepassingen van uw producten. De vragen zijn zó ingericht dat de antwoorden altijd leiden naar oplossingen die u kunt aanbieden.

Uw verkopers zijn zo in staat om de oplossing te beschrijven in de taal van de klant: op een manier waarop de klant begrijpt en kan beoordelen hoe het product in zijn behoefte voorziet.

Uw voordelen

  • U levert altijd producten die voldoen aan verwachtingen van klanten.
  • U wordt niet geconfronteerd met hoge onkosten door productieverstoringen en bent in staat uw productieprocessen repeatable te maken.
  • U wordt kansrijker doordat u met een goede behoefte analyse (‘needs analysis’) de risico’s voor de klant uit offertes haalt. U kunt uitleggen en verdedigen waarom uw product bij de vraag van de klant aansluit. Dat wekt vertrouwen. Een klant laat zich daar eerder door overtuigen dan door een optelsom van productonderdelen. In dat laatste geval ligt de beoordeling en verantwoordelijkheid of het product gaat voldoen, bij hemzelf.
  • U staat sterker in prijsonderhandelingen. Als klanten de oplossing duur vinden, kunt u beargumenteren dat de betreffende oplossing wel zijn probleem oplost en een goedkopere alternatief niet.
  • U voorkomt dat u gedwongen wordt om op prijs aan te bieden als gevolg van offertes die louter de eisen ondervangen en klanten niet overtuigen dat u dé oplossing heeft voor hun vraag of probleem.
  • Als u behoefte-inventarisaties systematisch en repeteerbaar maakt, bent u succesvoller met verkoop, omdat u klanten betere oplossingen aanbiedt en klanten dat ook zo zullen ervaren.
  • Met snelle professionele, begrijpelijke en overtuigende offertes op basis van needs analyses wekt u vertrouwen bij prospects die u nog niet kennen. Zij zullen geneigd zijn de kwaliteit en deskundigheid die u hiermee uitstraalt ook te associëren met uw producten. Dat biedt u meer kansen op nieuwe orders.
  • U vergroot uw kennis door klanten systematisch op hun behoeften te bevragen. Bij productontwikkelingen kunt u deze kennis benutten.
Requirements management

Uw situatie

De meeste klanten van u komen met een algemene, ‘open’ vraag voor een product. Maar sommigen hebben de oplossing zelf al bedacht en vragen u te offreren middels een ‘Request For Proposal’ aan de hand van enkele harde eisen. Dat zijn altijd lastige situaties. Als het om veelvoorkomende requirements gaat, belandt u in prijsgevechten. En dat gaat lang niet altijd goed. Zijn het heel klantspecifieke eisen, dat zorgt het voor tijdrovende trajecten met veel heen-en-weer tussen Sales en Engineering en offertes waar verkoop lang mee bezig is. Want er moet natuurlijk nog wel een goede uitleg aan worden toegevoegd voor de klant. Bovendien wordt maar een klein deel van de offertes uiteindelijk een order. Zonde van de tijd, maar ja, u kunt moeilijk ‘nee’ zeggen, het zijn soms veelbelovende aanvragen. Anderzijds is een order ook niet altijd reden tot juichen. U heeft het een paar keer meegemaakt dat u bij een order op basis van voorgeformuleerde requirements niet de juiste producten leverde. Bleken de productkenmerken niet overeen te komen met wat de klant had gevraagd. Kennelijk toch nog misverstanden ondanks uitgebreide communicatie. Dat heeft ontzettend veel geld gekost.

De oplossing

Met Sofon kunt u klanten die een aanvraag doen op basis van zelf geformuleerde eisen, probleemloos en snel helpen met een overtuigende offerte en een 100% betrouwbare oplossing, die maakbaar én toegestaan is. Een offerte maken kost eerder uren dan dagen en weken. Ook als klanten nog requirements willen toevoegen of aanpassen, zijn deze veranderingen onmiddellijk te verwerken. Er is geen uitgebreide communicatie tussen Sales en achterliggende organisatie-onderdelen voor nodig. De requirements van de klant worden ook automatisch vertaald naar de specificaties van de onderdelen die de fabriek gebruikt voor het maken van het product.

De basis hiervoor is het kennismodel dat u met Sofon vastlegt (configuratiemanagement). Hierin beschrijft en visualiseert u al uw productopties in onderlinge samenhang, met specificaties, bijbehorende wet- en regelgeving, prijzen en relevante bepalingen. Deze kennis is centraal beschikbaar. Uw verkopers - ook verkopers van partners en resellers - putten hieruit bij het maken van offertes en contracten. Dat doen ze via slimme vragen die u ook in Sofon vastlegt. Omdat u uw markt kent, zijn deze vragen geformuleerd vanuit alle mogelijke toepassingen van uw producten.

De tekst van de offerte wordt automatisch gegenereerd in ‘de taal van de klant’: op een manier waarop de klant kan beoordelen dat uw oplossing volledig voldoet aan zijn requirements.

Uw voordelen

  • U levert altijd producten die voldoen aan verwachtingen van klanten.
  • U wordt niet geconfronteerd met productieverstoringen en bent in staat uw productieprocessen repeatable te maken.
  • U bent aantrekkelijk als aanbieder omdat uw verkopers snel professionele offertes met 100% betrouwbare oplossingen kunnen uitbrengen op basis van door de klant geformuleerde requirements.
Calculations

Uw situatie

U maakt veel offertes maar heeft meer orders nodig. Veel klanten aarzelen lang na offertes en komen steeds met aanvullende vragen. Het vergt veel afstemming tussen verkoop, productie, service en logistiek om offertes rond te breien. En dan is het zuur als klanten en prospects alsnog afhaken. Sinds u actie heeft ondernomen om offertes te verbeteren, krijgt u iets meer orders. Maar de arbeidsintensieve communicatie is er niet minder om geworden. Die vindt nu vóór de eerste offerte plaats. Dat stelt een nieuw probleem: offreren duurt nu soms zó lang dat prospects afhaken omdat ze bij de concurrent sneller terecht kunnen. Hoe breng je daar meer tempo in zonder dat het tot meer onzorgvuldigheden leidt? Want de oplossingen die u levert, moeten natuurlijk wel betrouwbaar zijn. U heeft het meegemaakt dat uw producten niet aan klantverwachtingen voldeden. Dat heeft u veel geld gekost aan bijstellingen binnen de garantieperiode. Het ergste is nog dat u twee goede klanten heeft verloren. Hun business case was in duigen gevallen, ze durfden het niet meer aan.

De oplossing

Met Sofon bent u in staat om elke aangeboden oplossing grondig en snel (in minuten) technisch en financieel door te rekenen en zo nader te onderbouwen. De berekeningen zijn gedetailleerd tot en met onderhoud en onderhoudskosten in de gebruiksperiode. De calculaties zijn tegelijkertijd onderdeel van de vertaling van de klantoplossing naar wat productie concreet moet maken.

Bron hiervoor is het kennismodel dat u met Sofon vastlegt (configuratiemanagement). Hierin beschrijft en visualiseert u al uw productopties in onderlinge samenhang, met specificaties, bijbehorende wet- en regelgeving, prijzen en relevante bepalingen.

Deze kennis is centraal beschikbaar. Uw verkopers - ook verkopers van partners en resellers - putten hieruit bij het maken van offertes en contracten. Dat doen ze via slimme vragen die u ook in Sofon vastlegt. Omdat u uw markt kent, zijn deze vragen geformuleerd vanuit alle mogelijke toepassingen van uw producten.

De tekst van de offerte wordt automatisch gegenereerd in ‘de taal van de klant’: op een manier waarop de klant kan beoordelen dat uw doorgerekende oplossing volledig voldoet aan zijn vraag.

Uw voordelen

  • Met grondige calculaties voorkomt u risico’s voor uzelf en de klant. Risico’s voor uzelf vanwege hoge onkosten als gevolg van claims en ontevreden en afhakende klanten en prospects. Risico’s voor de klant omdat hij met uw oplossing niet de opbrengst krijgt waar hij op had gerekend.
  • U bent aantrekkelijk als aanbieder omdat u met volledige, goed doorgerekende offertes kunt garanderen dat uw oplossing maakbaar is en voldoet aan de behoeften en eisen van de klant en daarmee de onzekerheid voor de klant wegneemt. Dit is vooral wezenlijk als het bij uw klanten om kapitaal- of investeringsgoederen gaat.
  • U staat sterker in prijsonderhandelingen, omdat u mede op basis van calculaties kunt uitleggen waarom de klant een duurder product nodig heeft en een goedkopere versie niet doet wat de klant voor ogen heeft. Dit genereert meer omzet en u bent hiermee ook in het voordeel ten opzichte van concurrenten die de klant met goedkopere oplossingen proberen te lokken.
  • Door met calculaties te putten uit het door u vastgelegde kennismodel kunt u ervoor zorgen dat offertes maximaal winstgevend zijn en blijven.
Solution Design

Uw situatie

Uw offerte kosten per order zijn hoog, omdat uw offertetraject tijdrovend is. Offertes samenstellen vergt veel afstemming tussen verkoop, engineering, finance, logistiek en productie. En als offertes eenmaal orders zijn, houdt de afstemming niet op. Uw marges gaan grotendeels op aan al die uren die daar in kruipen. En niet te vergeten aan de onkosten die ontstaan door fouten. Een transport dat niet goed was geregeld, onduidelijkheid over verzekeringskosten die uiteindelijk op uw bordje terecht kwamen, een verkeerde levering, oponthoud bij de installatie, productieomstandigheden die niet op orde waren, zodat er snel opslag gezocht moest worden. Onkosten, vertraging en gesteggel met klanten over de betaling van extra manuren. Nooit goed voor de verhoudingen. Maar sommige klanten zijn van hun kant kennelijk minder benauwd voor de relatie. U heeft enkele claims gehad over de prestaties van uw producten. Klanten hadden er meer van verwacht; ze hadden er hun business case op gebouwd. En dat was geweldig tegengevallen. Het zijn hele affaires geweest. Het is niet gemakkelijk om als klantordergestuurd bedrijf grip op dit soort zaken te krijgen.

De oplossing

Met Sofon bent u in staat om probleemloos een professionele, overtuigende, begrijpelijke offerte te maken met een 100% betrouwbare, totale oplossing voor de klant die voldoet aan zijn behoefte en eisen. U kunt dit bovendien heel snel doen. Een offerte samenstellen neemt eerder minuten en uren in beslag dan dagen en weken.

De oplossing beschrijft alle productopties, klanteisen, technische en financiële berekeningen, de prijs(opbouw) en alle andere relevante aspecten. Bijvoorbeeld de manier van implementatie, leverwijze, leverdatum, verantwoordelijkheden voor transport, vereiste productieomstandigheden, verzekeringsafspraken, garantiebepalingen, betalingstermijnen, betaalwijze, etcetera.

De oplossing wordt ook automatisch vertaald naar de specificaties voor uw fabriek. Hier is geen uitgebreide communicatie tussen Sales en achterliggende organisatieonderdelen meer voor nodig.

De basis hiervoor is het kennismodel dat u met Sofon vastlegt  (configuratiemanagement). Hierin beschrijft en visualiseert u al uw productopties in onderlinge samenhang, met specificaties, bijbehorende wet- en regelgeving, prijzen en relevante bepalingen. Deze kennis is centraal beschikbaar. Uw verkopers - ook verkopers van partners en resellers - putten hieruit bij het maken van offertes en contracten.

Dat doen ze via slimme vragen die u ook in Sofon vastlegt. Omdat u uw markt kent, zijn deze vragen geformuleerd vanuit alle mogelijke toepassingen van uw producten.

Elke keuze genereert een stukje van de offertetekst. Zo wordt de offerte automatisch opgebouwd op een manier waarop de klant begrijpt en kan beoordelen hoe de oplossing in zijn behoefte voorziet.

Uw voordelen

  • U levert altijd producten die voldoen aan verwachtingen van klanten.
  • Uw mensen in de productie hoeven geen zaken meer uit te zoeken en door te rekenen. Ze weten altijd wat ze moeten maken, waardoor u in staat bent uw productieproces repeteerbaar te maken.
  • U wordt kansrijker doordat u met een volledige solution definition de risico’s voor de klant uit offertes haalt. U kunt uitleggen en verdedigen waarom uw product bij de vraag van de klant aansluit. Dat wekt vertrouwen. Een klant laat zich daar eerder door overtuigen dan door een optelsom van productonderdelen. In dat laatste geval ligt de beoordeling en verantwoordelijkheid of het product gaat voldoen, bij hemzelf.
  • Met heldere, alles afdekkende offertes voorkomt u hoge onkosten als gevolg van claims, herstelkosten en ontevreden en afhakende klanten en prospects.
  • Uw verkopers kunnen met weinig energie hoogwaardige, complete en betrouwbare offertes maken, wat hen veel tijd bespaart en hen in staat stelt meer klanten te bedienen.
  • U staat sterker in prijsonderhandelingen, omdat u kunt uitleggen waarom de klant een duurder product nodig heeft en een goedkopere versie niet doet wat de klant voor ogen heeft. Dit genereert meer omzet en u bent hiermee ook in het voordeel ten opzichte van concurrenten die de klant met goedkopere oplossingen proberen te lokken.
  • Door te putten uit het door u vastgelegde kennismodel kunt u ervoor zorgen dat offertes maximaal winstgevend zijn en blijven.
Special requests procedure

Uw situatie

Uw bedrijf heeft goede relaties met een aantal loyale klanten. Ze zorgen voor een behoorlijk aantal orders. Logisch dat u vaak wat extra’s voor hen doet. U verwijst hen daarvoor niet graag naar een ander. Toch bent u niet zo blij met al die special requests. Ze geven regelmatig problemen in de productie. Goed beschouwd heeft u dat al flink wat geld gekost, meer dan u lief is. Maar uw klanten dringen er op aan, u heeft niet echt een keuze. Het heeft al eens tot vertraging van een levertijd geleid en stilstand in de productie omdat niemand wist wat er nu precies moest gebeuren. Een andere keer waren de productiekosten voor de special request zó hoog, dat u ze niet in rekening durfde te brengen bij uw klant. Dat vrat wel een stuk van de marge weg.

Eén special request achtervolgt u tot op de dag van vandaag. Een los product waar u service op moet blijven leveren en dat eigenlijk voor een veel te lage prijs is weggegeven. Het levert u niets op, sterker nog, het kost u geld, want er zitten heel wat engineering- en service-uren in. U zou er graag vanaf willen, maar hoe vindt u er een passende oplossing voor?

De oplossing

Sofon is erop ingericht om het samenstellen van klantspecifieke offertes superefficiënt en repeteerbaar te maken. Tegelijkertijd biedt het de mogelijkheid om een special request te inventariseren en in de offerte mee te laten lopen zonder dat deze het offertetraject en de productie verstoort. Bijvoorbeeld een additioneel product dat u afzonderlijk moet maken.

Zodra een special request aan de orde is, wordt een work flow gestart richting engineers of andere deskundige verantwoordelijken die deze speciale wens

productietechnisch en financieel tegen het licht houden en beoordelen. Dit verloopt transparant, zodat de status van de special request altijd traceerbaar is. Bevoegde medewerkers koppelen daar vervolgens een prijs en levertijd aan. De oplossing wordt dan in Sofon gezet als geïsoleerd onderdeel van de offerte. Zo kan hij nooit verloren gaan of vergeten worden. Pas als de special request is beoordeeld en vastgelegd, wordt de gehele offerte vrijgegeven.

De special request kan ook worden afgekeurd, bijvoorbeeld als hij niet te maken is, te duur gaat worden of productietechnisch te verstorend is. Ook die melding verloopt via Sofon. De verkoper weet dan dat hij de klant voor dat product moet verwijzen.

Uw voordelen

  • U voorkomt dat special requests u op hoge kosten jagen als gevolg van verstoring van uw productieproces. U voorkomt daarmee ook dat uw marges verdampen.
  • U voorkomt ontevreden klanten omdat uw verkopers toezeggingen doen die u in de productie niet kunt waarmaken.
  • Ondanks special requests kunt u offertetrajecten vlot laten doorlopen.
  • U kunt weloverwogen beslissen of u ingaat op special requests, omdat experts van u ze beoordelen.
  • U kunt special requests nooit vergeten of verloren laten gaan.
  • U voorkomt dat u jarenlang aan het onderhoud van voor u dure special requests vastzit doordat verkopers al te gemakkelijk toezeggingen hierover hebben gedaan in offertes en contracten.

Klanten die van onze producten profiteren

Sofon products that make Solution Definition easier

Proposal Organizer

Sofon Proposal Organizer ondersteunt de centrale verkooporganisatie, verkoopkantoren, verkoopbuitendienst en service medewerkers, maar ook het indirecte verkoopkanaal met de verkoop van klantspecifieke producten en diensten.

Sofon QIS

Vooral internationaal georiënteerde bedrijven verkopen niet alleen via de eigen verkoopafdeling, maar ook via een netwerk van dealers of agenten.

Sofon Sales Configurator

Sofon Sales Configurator is een applicatie voor het configureren van klantspecifieke producten en diensten, het calculeren van verkoopprijzen, marges en kostprijzen, het produceren van functionele en technische productbeschrijvingen, het configureren van driedimensionale visualisaties (indien van toepassing) en het produceren van multi-level stuklijsten en routings.

Contact Sofon

Sofon B.V.
Science Park Eindhoven 5214
5692 EG Son

  • +31 (0) 40 26 77 199

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Sofon (Duitsland)

Sofon Deutschland GmbH
Centroallee 261
46047 Oberhausen
Duitsland

  • +49 (0)208 309 98 55 0

  • +49 (0)208 309 98 55 2

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.