Telefon +49 (0)208 309 98 55 0 | Telefon (Niederlande) +31 (0) 40 26 77 199 | info@sofon.com | Kontakt

Angebote und Verträge

Mit Sofon ist es möglich, die (SOX) Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Mit Sofon können Sie Ihren Prozess rund um das Quoting and Contracting intelligent gestalten. Sie haben jederzeit den Überblick darüber, was in Angeboten steht, was in Verhandlungen passiert und welche Absprachen und Verpflichtungen Ihre Verträge enthalten. Mit Sofon ist es möglich, die (SOX) Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Angebote und Verträge

Mit Sofon können Sie Ihren Prozess für alle Angebote und Verträge intelligent gestalten. Sie haben jederzeit den Überblick darüber, was in Angeboten steht, was in Verhandlungen passiert und welche Absprachen und Verpflichtungen Ihre Verträge enthalten.

Sie sind in der Lage, Kunden bei jeder Nachfrage und neuen Nachfrage schnell zu 100% verlässliche Angebote zu unterbreiten und in allen Fassungen eines Angebots konsistent zu sein. Sie können auf kontrollierte Weise Rabatte gewähren und Autorisierungs- und Genehmigungsregeln anwenden, was einen flüssigen Angebotsprozess gewährleistet. Ihre Verkäufer kennen ihren Verhandlungsspielraum und können keine falschen Zusagen machen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Rabatte. Gleichzeitig können Sie sich auf das konzentrieren, was für Ihr Unternehmen zum jeweiligen Zeitpunkt am wichtigsten ist.

Durch den Einblick, den Sofon Ihnen bereits ab dem allerersten Angebot verschafft, sehen Sie schon früh, was in den Bereichen Einkauf und Produktion auf Sie zukommt. Ausgehend von diesen Erkenntnissen können Sie optimal handeln. Die Verwaltung und Änderung laufender Verträge erfordert unabhängig von deren Komplexität kaum Personaleinsatz.

Mit Sofon ist es möglich, die (SOX) Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Sofon garantiert, dass alle erforderlichen Genehmigungen für Vertrage und Aufträge von den berechtigten Personen erteilt wurden und dass dies auch rückverfolgbar ist. Die Informationen aus Verträgen werden automatisch verwendet, um Ihren Umsatz korrekt zu buchen ("Umsatzerkennung"). Das erspart Ihnen viel Arbeit und verhindert, dass Sie versehentlich Umsatz falsch melden, mit allen Konsequenzen, die dies mit sich bringt.

Mit Sofon lassen sich innerhalb des Bereichs Angebote und Verträge die folgenden Prozesse intelligent gestalten:

 

Angebotserstellung

Ihre Situation

In einem Markt, in dem sich die Nachfrage immer schneller entwickelt, fällt es Ihrem Unternehmen schwer, Kunden schnell konkrete Angebote zu unterbreiten. Schließlich stellen Sie komplexe Produkte her, bei denen es Hunderte von Aspekten zu bedenken gilt. Ihre Angebote umfassen nur selten weniger als 10 Seiten. An jedem Angebot sind viele Personen beteiligt: Verkäufer, Materialspezialisten, Ingenieure, Finanzexperten. Was ist die beste Lösung und was wird sie kosten? Rechnen, ändern und wieder rechnen und wieder ändern – dieser Prozess dauert Tage und meist sogar Wochen. Sie können sich keine Fehler erlauben. Sie merken jedoch, dass (potenzielle) Kunden nicht mehr so viel Geduld haben wie früher. Sie sind es offensichtlich gewohnt, schnell mit Angeboten versorgt zu werden. Manche Interessenten haben sich bereits von Ihnen abgewendet und sich für einen Konkurrenten entschieden. Einige haben angegeben, Ihr Unternehmen nicht mehr zur Angebotsabgabe aufzufordern. Diese können Sie abschreiben. Sie haben das intern besprochen.  Doch dann gibt es immer wieder Beispiele, in denen Angebote zwar sehr schnell unterbreitet oder angepasst wurden, in die sich jedoch Fehler eingeschlichen haben. Und diese Fehler mussten Sie in der Produktion korrigieren. Das ist eine kostspielige Angelegenheit. Schnelligkeit bei der Angebotsunterbreitung geht nicht immer mit Sorgfalt einher. Sie kann große Vorteile bieten, aber auch hohe Kosten nach sich ziehen.

Die Lösung

Sofon eignet sich ausgezeichnet für eine schnelle Unterbreitung von Angeboten, die immer zu 100% korrekt sind, und das unabhängig davon, in welcher Verhandlungsphase sich die Verkäufer gerade befinden – ob es nun um eine erste Kostenschätzung oder um ein endgültiges Angebot geht. „Schnell“ bedeutet eher binnen Minuten statt Stunden, keinesfalls aber binnen Tagen oder Wochen. Ihre Verkaufsmitarbeiter, Partner und Wiederverkäufer schöpfen für die Angebotsunterbreitung nämlich aus den Wissensmodellen, die Sie mit Sofon von Ihren Produkten erstellen (Konfigurationsmanagement). Hier sind alle Produktoptionen zusammenhängend beschrieben, so auch die geltenden (Rechts-)Vorschriften und die von Ihnen selbst aufgestellten Regelungen, wie etwa Service- und Finanzierungsregelungen, Rabattmöglichkeiten usw.

Eine Option hinzufügen oder weglassen, eine Dienstleistung hinzufügen oder vielleicht doch lieber nicht, eine Zahlung in fünf Raten oder lieber in drei Raten und nach näherer Betrachtung doch die Luxusausführung? Alles kein Problem, mit wenigen Klicks ist das Angebot wunschgemäß angepasst.  

Die Angebote sind immer vollständig, da Sofon mit intelligenten Frage-Antwort-Listen arbeitet; Ihre Verkaufsmitarbeiter können keine Aspekte vergessen. In diesen Listen wird auch auf eine Needs Analysis hingearbeitet. Angebote sind also nicht bloß die Summe einzelner Posten, sondern beschreiben die Lösung für das Problem oder den Bedarf des Kunden. Die Kunden wissen in jeder Verhandlungsphase, was sie zu welchem Preis bekommen. Zudem stimmen die Preise in neuen Angeboten auch immer mit früheren unterbreiteten Fassungen des Angebots überein (Revision and Version Management).

Ihre Vorteile

  • Ein schnelles Angebotsverfahren, bei dem Interessenten und Kunden eine klar beschriebene Lösung für ihre Anforderungen bekommen, macht Sie zu einem attraktiven Anbieter. Die Kunden und Interessenten wissen genau, woran sie sind, und laufen keine Gefahr, nicht das zu bekommen, was sie wollen. Mit Angeboten, mit denen Sie sich positiv von der Konkurrenz abheben, erhöhen Sie Ihre Auftrags- und Wachstumschancen.
  • Ihre Angebote sind immer fehlerfrei: Sie müssen darauf nicht beim Kunden zurückkommen  und vermeiden Nachbesserungskosten in der Produktion.
  • Ihre Preise in Angeboten sind konsistent, was Sie zu einem verlässlichen Anbieter macht. Sie sind nicht zu günstig, was zu Lasten Ihrer Marge ginge, aber auch nicht zu teuer, was Interessenten und Kunden abschrecken oder in die Arme neuer Konkurrenten treiben kann.
  • Ihre Verkäufer arbeiten effizient, da Lösung und Preis in jeder Verhandlungsphase klar sind. Es ist also gleich zu Beginn schon deutlich, ob ein Interessent oder Kunde überhaupt Geschäfte machen will und ob er weiterhin interessiert ist. Dadurch vermeiden Sie langwierige Verhandlungen, die schließlich doch ins Leere laufen.
Angebotsmanagement

Ihre Situation

Sie haben ein sehr umfangreiches Portfolio aus ausstehenden Angeboten: Hunderte oder gar Tausende, und das kontinuierlich. Manche sind länger offen, manche haben viele unterschiedliche Fassungen.

Bei genauerer Betrachtung ist Ihr Angebotsverfahren nicht gerade transparent. Sie sehen zwar, wie lange Angebote schon offen sind, aber sehen Sie auch, was überhaupt angeboten wird? Einen vollständigen Überblick darüber zu haben, ist nahezu unmöglich. Die Verkaufsabteilung führt zwar regelmäßig Teilanalysen durch, mehr aber auch nicht. Das Durchlesen von Angeboten und Zusammentragen von Daten ist nämlich mit sehr viel Arbeit verbunden. Es handelt sich um isolierte, wenig aussagekräftige Momentaufnahmen. Einen dauerhaften Echtzeit-Überblick haben Sie nicht. Schade, denn dann könnten Sie besser steuern und weiter im Voraus planen. Eigentlich beginnen Steuerung und Planung der Bereiche Einkauf und Produktion in Ihrem Unternehmen erst, wenn aus Angeboten Aufträge werden. Erst dann wird alles in Gang gesetzt. Die Folge: Hektik mit Zeiten, die von riesigem Druck und Rückschlägen geprägt sind.

Die Lösung

Sofon versteht es, auf Basis jedes beliebigen Auswahlkriteriums Informationen aus allen offenen Angeboten zu generieren. Auf diese Weise können Sie Ihr Angebotsportfolio verwalten und überwachen, Analysen erstellen und schon in einer frühen Phase auf die Steuerung und Vorbereitung Ihrer Bereiche Einkauf und Produktion hinarbeiten. In Sofon wird das Durchsuchen von Dokumenten dank ihrer Transparenz zum Kinderspiel. Sie haben einen Überblick über das, was Sie alles anbieten, aufgegliedert nach Kunden, Ländern, Produkten, Wert, Produktkomponenten – und das aus jedem beliebigen Blickwinkel.

Durch die Transparenz von Sofon sehen Ihre Sales Manager sofort, welche Angebote aussichtsreich sind und welche ins Leere laufen und sich erledigt haben. Das ermöglicht eine regelmäßige Bereinigung, um zu verhindern, dass Ihr Sales Funnel verstopft und Ihre Verkäufer sich zu intensiv mit aussichtslosen Angeboten beschäftigen.  

Sie können auch proaktiv tätig werden, wenn Sie beispielsweise eine Produktkomponente austauschen wollen, die noch Bestandteil ausstehender Angebote ist, oder wenn Sie Schwierigkeiten mit der Lieferung einer bestimmten Komponente haben. Die Verkaufsabteilung kann dann ganz einfach die Interessenten und Kunden der Angebote, in denen diese Komponente vorkommt, ermitteln und ihnen einen Alternativvorschlag unterbreiten.

Auf Management-Ebene können Sie Angebote auch im weiteren Sinne steuern. Stellen Sie sich vor, Sie hätten noch viel Spielraum in der Produktion. Dann könnten Sie versuchen, die Angebotserstellung zu beschleunigen, um auf diese Weise Ihre Produktionskapazität maximal auszuschöpfen. Ihre Verkäufer können die betreffenden Kunden dann kontaktieren und ihnen beispielsweise über Rabatte einen Anreiz für schnelle Entscheidungen bieten.

Ihre Vorteile

  • Dank detaillierter Einblicke in Ihre Angebote können Sie schon in einer früheren Phase global antizipieren, was in Bezug auf Einkauf und Produktion demnächst auf Sie zukommt.
  • Sie sind in der Lage, frühzeitig gegenüber Ihren Zulieferern tätig zu werden.
  • Ein permanenter Echtzeit-Einblick in die Angebote hilft Ihnen dabei, Produktionsprozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen wohlüberlegt zu leiten.
Vertriebskosten

Ihre Situation

Sie haben ein sehr umfangreiches Portfolio aus ausstehenden Angeboten: Hunderte oder gar Tausende, und das kontinuierlich. Manche sind länger offen, manche haben viele unterschiedliche Fassungen.

Bei genauerer Betrachtung ist Ihr Angebotsverfahren nicht gerade transparent. Sie sehen zwar, wie lange Angebote schon offen sind, aber sehen Sie auch, was überhaupt angeboten wird? Einen vollständigen Überblick darüber zu haben, ist nahezu unmöglich. Die Verkaufsabteilung führt zwar regelmäßig Teilanalysen durch, mehr aber auch nicht. Das Durchlesen von Angeboten und Zusammentragen von Daten ist nämlich mit sehr viel Arbeit verbunden. Es handelt sich um isolierte, wenig aussagekräftige Momentaufnahmen. Einen dauerhaften Echtzeit-Überblick haben Sie nicht. Schade, denn dann könnten Sie besser steuern und weiter im Voraus planen. Eigentlich beginnen Steuerung und Planung der Bereiche Einkauf und Produktion in Ihrem Unternehmen erst, wenn aus Angeboten Aufträge werden. Erst dann wird alles in Gang gesetzt. Die Folge: Hektik mit Zeiten, die von riesigem Druck und Rückschlägen geprägt sind.

Die Lösung

Sofon versteht es, auf Basis jedes beliebigen Auswahlkriteriums Informationen aus allen offenen Angeboten zu generieren. Auf diese Weise können Sie Ihr Angebotsportfolio verwalten und überwachen, Analysen erstellen und schon in einer frühen Phase auf die Steuerung und Vorbereitung Ihrer Bereiche Einkauf und Produktion hinarbeiten. In Sofon wird das Durchsuchen von Dokumenten dank ihrer Transparenz zum Kinderspiel. Sie haben einen Überblick über das, was Sie alles anbieten, aufgegliedert nach Kunden, Ländern, Produkten, Wert, Produktkomponenten – und das aus jedem beliebigen Blickwinkel.

Durch die Transparenz von Sofon sehen Ihre Sales Manager sofort, welche Angebote aussichtsreich sind und welche ins Leere laufen und sich erledigt haben. Das ermöglicht eine regelmäßige Bereinigung, um zu verhindern, dass Ihr Sales Funnel verstopft und Ihre Verkäufer sich zu intensiv mit aussichtslosen Angeboten beschäftigen.  

Sie können auch proaktiv tätig werden, wenn Sie beispielsweise eine Produktkomponente austauschen wollen, die noch Bestandteil ausstehender Angebote ist, oder wenn Sie Schwierigkeiten mit der Lieferung einer bestimmten Komponente haben. Die Verkaufsabteilung kann dann ganz einfach die Interessenten und Kunden der Angebote, in denen diese Komponente vorkommt, ermitteln und ihnen einen Alternativvorschlag unterbreiten.

Auf Management-Ebene können Sie Angebote auch im weiteren Sinne steuern. Stellen Sie sich vor, Sie hätten noch viel Spielraum in der Produktion. Dann könnten Sie versuchen, die Angebotserstellung zu beschleunigen, um auf diese Weise Ihre Produktionskapazität maximal auszuschöpfen. Ihre Verkäufer können die betreffenden Kunden dann kontaktieren und ihnen beispielsweise über Rabatte einen Anreiz für schnelle Entscheidungen bieten.

Ihre Vorteile

  • Dank detaillierter Einblicke in Ihre Angebote können Sie schon in einer früheren Phase global antizipieren, was in Bezug auf Einkauf und Produktion demnächst auf Sie zukommt.
  • Sie sind in der Lage, frühzeitig gegenüber Ihren Zulieferern tätig zu werden.
  • Ein permanenter Echtzeit-Einblick in die Angebote hilft Ihnen dabei, Produktionsprozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen wohlüberlegt zu leiten.
Verhandlungsmanagement

Ihre Situation

Sie haben es mehr als einmal erlebt: Aufträge, die der Kunde mitten in der Ausführung abbricht – ziemlich große mehrjährige Aufträge mit mehreren Teillieferungen. Dafür haben Sie viel Geld bezahlt. Lehrgeld, denn Sie konnten diese Kosten nicht an die Kunden weitergeben, da Ihre Verträge einen zu großen Auslegungsspielraum boten. Einer der Kunden war inzwischen übrigens insolvent, bei diesem war also sowieso nichts mehr zu holen. Fortan wird jeder Deal doppelt und dreifach kontrolliert. Diese Kontrollen kosten das Management sehr viel Zeit, sind aber unverzichtbar. Ihre Verkäufer sind auch vorsichtiger geworden. Sie stellen Fragen, kontrollieren und stellen noch mehr Fragen. Auch dafür gehen viele Stunden auf, doch alles ist besser als noch einmal ein solcher „Reinfall“. Ein Reinfall, bei dem Sie den Wert der Waren, die Sie bereits zu einem früheren Zeitpunkt geliefert hatten, nie in der ursprünglichen Höhe bezahlt bekommen haben. Fische ohne die sprichwörtliche Butter dabei. Der Kunde brach plötzlich alles ab und stornierte den Rest. Ein juristisches Tauziehen, bei dem Sie am Ende den Kürzeren zogen. Im Vertrag stimmte der Wert der Lieferungen nicht mit den Zahlungsfristen überein. Letztendlich wurden diese Fristen angepasst, und das war nicht mehr sorgfältig überprüft worden. Selbst schuld – der Kunde hatte sich an die Absprachen gehalten und bekam somit Recht. Eine bittere Erfahrung. Nie wieder. Dann doch lieber zusätzliche Kontrollen.

Die Lösung

Sofon bietet die perfekte Unterstützung für den Verhandlungsprozess. Mit Sofon können Ihre Verkäufer und kaufmännischen Leiter ganz einfach auf alle Daten, die sie im Rahmen der Verhandlungen mit Kunden benötigen, zugreifen. Ihre Mitarbeiter stützen sich also immer auf reelle korrekte Informationen. Sie sehen jederzeit, was sie anbieten und wo sie noch Handlungsspielraum haben, etwa im Hinblick auf zusätzliche oder alternative Produktoptionen, die Liefergeschwindigkeit, eine kostenlose Serviceverlängerung, einen etwas höheren Rabatt usw.

Außerdem sehen sie, was sehr wohl möglich oder erlaubt ist und was nicht und welche Auswirkungen eine Entscheidung oder ein Austausch beispielsweise auf das Produkt selbst oder auf Lieferzeiten oder Zahlungsweisen hat. Ihre Mitarbeiter sind in Verhandlungen immer gut vorbereitet und können kontinuierlich auf eine maximale Marge hinarbeiten. Noch wichtiger ist, dass Sie nach Möglichkeit das Risiko eliminieren, dass Ihre Mitarbeiter Verträge mit Klauseln aufsetzen, deren Folgen sie nicht kennen oder nicht überblicken können.

Auch dann, wenn Kunden in letzter Minute noch ihre Wünsche ändern, behalten Ihre Mitarbeiter den Überblick. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass ein Kunde um Anpassung der Lieferfristen im Angebot bittet. In Sofon kann die Verkaufsabteilung direkt in einer neuen Fassung des Angebots durchrechnen, welche Auswirkungen diese Anpassung auf Produktionszeiten und Liefervorbereitungen hätte, und dafür dann zum Beispiel Bankbürgschaften verlangen. Auf diese Weise decken Sie Risiken ab, wenn sich Situationen ändern. Und das bedeutet: keine bösen Überraschungen mehr.

Ihre Vorteile

Durch Einblick in den gesamten Verlauf des Verhandlungsprozesses und die Auswirkungen von Entscheidungen verhindern Sie als Unternehmen, dass Sie Zusagen machen, die Sie nicht einhalten können, oder mit unklaren Formulierungen in Verträgen konfrontiert werden, die Sie teuer zu stehen kommen.

Ihre Verkäufer wissen in Verhandlungen immer genau, was sie anbieten und welchen Verhandlungsspielraum sie haben. So können sie dauerhaft auf hohe Margen und maximale Renditen hinarbeiten.

Rabattierungsmanagement

Ihre Situation

Sie haben eine große Verkaufsabteilung mit Junior- und Senior-Verkäufern, die abhängig von ihrer Kenntnis und Erfahrung weitreichende Befugnisse besitzen. Jedes Jahr unterbreitet Ihre Verkaufsabteilung eine Vielzahl von Angeboten. Auch die Anzahl der Aufträge kann sich sehen lassen. Doch Sie merken, dass Sie für Ihre Produkte längst nicht immer die Preise bekommen, die Sie sich vorstellen. Verkäufer räumen gelegentlich zu leichtfertig Rabatte ein. Aber sie sich deshalb gleich „zur Brust zu nehmen“, kann wiederum den gegenteiligen Effekt haben. Dadurch werden sie zu vorsichtig, was dazu führen kann, dass Interessenten ihr Glück woanders suchen. Diese Situationen sind schon vorgekommen und natürlich nicht gewollt. Ihr Verkaufsleiter hatte außerdem mit nörgelnden Kunden zu tun, die bei ihm auf der „Matte“ standen und angaben, ihnen seien Rabatte zugesagt worden, die Ihr Unternehmen dann letztendlich auch gewähren musste. Wahrlich unangenehme Situationen, denn unter diesen Kunden sind auch solche mit Wachstumspotenzial. Eigentlich haben Sie kein gut funktionierendes Discount Management. Es gibt zwar Absprachen über die Zulässigkeit von Rabatten, doch diese sind recht allgemein gehalten. Ein guter Umgang mit Rabatten hängt größtenteils vom Einschätzungsvermögen Ihrer Verkäufer ab. Richtige Anreize gibt es eigentlich nicht. Boni? Die sind lediglich an den Umsatz gekoppelt. Das hilft nicht weiter.

Die Lösung

In Sofon können Sie alle gewünschten Rabattregeln festlegen und diese an Approval Levels koppeln. Dies ermöglicht ein kontrolliertes Discount Management und ein gezieltes Hinarbeiten auf möglichst hohe Margen. Sie können beispielsweise Rabattregeln für verschiedene Kategorien von Kunden, Märkten, Volumen, Optionen, Ausführungen und so weiter festlegen. Ebenso wie Regeln, die verschiedene Rabatte je nach Kombination, in der Produkte oder Produktkomponenten verkauft werden, erlauben. Sie können diese Regeln so fein und detailliert gestalten, wie Sie möchten.

Das Gewähren von Rabatten ist an die Approval-Funktion gekoppelt. Sobald ein Verkäufer einen unerlaubten Rabatt oder einen erlaubten Rabatt, für den ihm die Befugnis fehlt, gewähren möchte, startet der Approval Flow. Sofon sorgt dann automatisch dafür, dass die entsprechenden befugten Personen eine Meldung zur Genehmigung oder Ablehnung des Rabatts bekommen.

Durch die Aufnahme von Rabattregeln werden die Verkäufer tendenziell geneigt sein, auf maximale Rabatte zu verzichten. Sie verhindern dadurch, dass der Vorgesetzte regelmäßig „vorbeikommt“.

In Sofon ist der Bonusmechanismus Teil des Discount Managements. Die Verkäufer sehen in Sofon ihre Belohnung für einen Auftrag im Verhältnis zu dem Rabatt, den sie dem Kunden gewähren. Je höher der von ihnen gewährte Rabatt, desto geringer ihre Belohnung. Dadurch haben die Verkäufer einen Anreiz, das Maximum aus den Verhandlungen herauszuholen und nicht leichtfertig großzügige Rabatte zu gewähren.

Ihre Vorteile

  • Mit einem kontrollierten Discount Management fallen Sie nicht unter jene Preise für Ihre Produkte, die Sie auf jeden Fall erzielen wollen. So erzielen Sie höhere Einnahmen.
  • Wenn Ihre Verkäufer wissen, wie weit sie gehen können, werden sie Rabatte wesentlich bewusster gewähren. So bleibt für sie eine größere Marge.
  • Dadurch, dass der Bonusmechanismus Teil des Discount Managements ist, können Sie Belohnungen direkt mit dem Gewinn verknüpfen, der mit den Produkten erzielt wird.
Autorisierung und Genehmigungsmanagement

Ihre Situation

In Ihrem Unternehmen verzögern sich Angebotsverfahren regelmäßig in der Approval-Phase. Es kostet sehr viel Zeit, Genehmigungen einzuholen. Schade eigentlich, aber immer noch besser, als den Verkäufern vollkommen freie Hand zu lassen. Sie sind schon so manches Mal in Bedrängnis gekommen, weil die Produktion in Schwierigkeiten geriet, da Volumen und Lieferzeiten zu leichtfertig zugesagt worden waren. In manchen Fällen gelang der Spagat mit ganz viel Akrobatik. In anderen Fällen aber war dieser  schlichtweg unmöglich: nörgelnde Kunden, sehr unangenehm. Den größten Ärger gab es, als Sie eine Maschine auslieferten, die nicht den Erwartungen eines Kunden entsprach. Sie hatte zu wenig Kapazität für die angestrebte Anwendung. Was war schiefgelaufen? Ein Verkäufer hatte leichtfertig eine technische Spezifikation angepasst, ohne die daraus resultierenden Folgen abzusehen. Dies war ihm einfach durchgerutscht. Nach diesem großen Schlamassel wurden die Anforderungen an Autorisierung und Genehmigung verschärft. Das Angebotsverfahren dauert nun viel länger, aber das nehmen Sie in Kauf – obwohl sich die Anzeichen dafür mehren, dass sich Interessenten abwenden, da sie woanders schneller Angebote bekommen.

Die Lösung

In Sofon können Sie Ihre gesamten Regeln für Autorisierung und Genehmigung sehr feinmaschig unter Berücksichtigung dessen, was angeboten wird, festlegen. Die Regeln sind jederzeit einsehbar und werden durch das System automatisch angewendet. Autorisierung und Genehmigung können alles betreffen: die Einräumung von Rabatten für ein Produkt oder größere Mengen, mehrjährige Lieferungen, Umgang mit geringeren und höheren Auftragswerten, Zusage und Anpassung von Lieferzeiten, Anpassung technischer Optionen, um nur einige zu nennen. Sie können alles festlegen, was Sie möchten.

Sie können eine Autorisierung und Genehmigung bestimmten Personen zuweisen, doch in der Praxis wird die Zuweisung vor allem an Funktionen und Rollen von Mitarbeitern erfolgen. Zudem können Sie alle gewünschten Abstufungen im System hinterlegen, zum Beispiel, dass der Sales Manager einen Rabatt und der Produktionsleiter die Anpassung einer Lieferzeit genehmigen muss. Auch eine mehrstufige Genehmigung kann eingerichtet werden, so dass zum Beispiel zuerst der Verkaufsleiter grünes Licht geben muss, bevor der Landesmanager sein Einverständnis erteilen kann. Außerdem gibt es die Möglichkeit, bei Abwesenheit von Personen einen oder mehrere Stellvertreter zu benennen, so dass der Autorisierungs- und Genehmigungsprozess nicht ins Stocken gerät.

Das System signalisiert, wenn jemand versucht, eine Zusage zu machen, die seine Befugnisse überschreitet. Die Personen, die diese Genehmigung erteilen müssen, werden automatisch darüber benachrichtigt. Darin ist der Grund der Meldung angegeben und ebenso, was genehmigt oder abgelehnt werden soll. Darüber hinaus ist dort ein Zeitraum genannt, und es werden Erinnerungen integriert, so dass alles schnell geht. Die Meldung über die Genehmigung oder Ablehnung wird samt Begründung automatisch an den betreffenden Mitarbeiter, der um die Genehmigung gebeten hat, geschickt. Nachdem alle Aspekte eines Angebots genehmigt wurden, wird das Angebot freigegeben, so dass dieses an den Kunden gesendet werden kann.

Ihre Vorteile

  • Sie vermeiden verärgerte Kunden oder Probleme in der Produktion, weil Mitarbeiter etwas zusagen, das Sie nicht einhalten können.
  • Sie vermeiden, dass Sie Produkte liefern, die nicht den Erwartungen des Kunden entsprechen, weil Mitarbeiter ohne das nötige Hintergrundwissen technische Spezifikationen zusagen oder anpassen.
  • Ihr Angebotsverfahren verläuft immer schnell, da Autorisierungs- und Genehmigungsregeln gegebenenfalls sofort in Kraft treten.
Vertragserstellung

Ihre Situation

Ihr Unternehmen hat Hunderte von Verträgen mit mehrjähriger Laufzeit geschlossen. Ein wertvoller „Besitz“, denn sie sichern Ihnen dauerhafte Umsätze. Allerdings sind sie auch arbeitsintensiv. Gerade komplizierte Verträge erfordern einen hohen Personaleinsatz, um sie genau auf das letzte Angebot abzustimmen. Das ist eine knifflige Angelegenheit, denn es darf nichts übersehen werden. Daher sind gründliche Kontrollen unverzichtbar. Alle Verträge – Hauptdokumente ebenso wie Anlagen – sind als Word-, PDF- und Excel-Datei in Ihrem System hinterlegt. Untersuchungen zum investierten Zeitaufwand innerhalb der Verkaufsabteilung haben gezeigt, dass allein schon das Lesen von Verträgen, falls dazu intern oder auf Seiten des Kunden Fragen auftauchen, sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Manche Verträge sind auch ziemlich komplex; unerfahrene Verkäufer beißen sich daran die Zähne aus und werden letztendlich davon abgezogen. Schade um die Zeit, aber dennoch bevorzugen Sie auch weiterhin mehrjährige Verträge gegenüber Einzelaufträgen.

Die Lösung

In Sofon bilden die Daten und Absprachen aus dem genehmigten Endangebot die Vertragsgrundlage. Diese werden automatisch aus dem letzten Angebot als Vertragsinformationen im System hinterlegt. Ein Vertrag ist also nie ein Dokument, das erst gelesen werden muss, um Klarheit über dessen Inhalt zu bekommen. Alle Elemente sind sofort einsehbar. Sie können kinderleicht Daten aus einem, aus mehreren oder aus allen Verträgen extrahieren und danach handeln oder zum Gegenstand einer Analyse machen.

Ihre Mitarbeiter in der Finanzabteilung können beispielsweise die Zahlungsfristen aus allen Verträgen auswählen, sehen, welche Kunden noch bezahlen müssen, und automatisiert alle Zahlungszeitpunkte verfolgen.

Auf gleiche Weise hat Ihre Support-Abteilung sofort Einblick in Wartungs- und Serviceabsprachen aus Verträgen. Wenn Kunden anrufen, können Sie sofort auf alle relevanten Daten zugreifen. Es ist kein langwieriges Lesen nach dem Motto „Wie war das nochmal“?  erforderlich und die Kunden müssen nicht warten; stattdessen ist jederzeit eine schnelle und zuverlässige Rückmeldung möglich (Kundensupport).

Ihre Vorteile

  • Sie können Ihre vertraglichen Verpflichtungen viel leichter erfüllen, da Sie jederzeit den Überblick darüber haben.
  • Sie können immer proaktiv und schnell Absprachen aus Verträgen verfolgen, so dass Sie Ihren Kunden gut zu Diensten sein können und keine finanziellen Nachteile durch Kunden erleiden, die die Absprachen nicht einhalten.
  • Sie generieren beträchtliche Einsparungen bei den Personalkosten, da ein aufwändiges Durchsuchen von Verträgen von nun an der Vergangenheit angehört.
Vertragsmanagement

Ihre Situation

Die Verwaltung von Verträgen kostet Sie viel Zeit. Für diese Aufgabe setzen Sie keine unerfahrenen Kräfte mehr ein. In dieser Hinsicht ist die Sache zu oft schiefgegangen, und das hat aufgrund technischer Mängel in Produkten ordentlich Geld gekostet. Verträge enthalten zahlreiche Absprachen und Klauseln und sind dadurch immer komplex. Diese korrekt anzupassen, ist eine wahre Geduldsprobe, denn jede Veränderung zieht eine weitere nach sich. Und das war immer das Problem: Anpassungen, die einfach vorgenommen wurden, ohne die Konsequenzen zu überblicken. Dieses eine Mal, als beispielsweise die Kreditversicherung nicht angepasst wurde. Das bereitet Ihnen noch heute Albträume. Nun haben Sie zwar alles einigermaßen unter Kontrolle, doch genau diese Kontrolle – das Contract Management – bleibt jedoch ein beträchtlicher Kostenfaktor. Daran müsste man doch etwas ändern können …

Die Lösung

Mit dem automatisierten Contract (Lifecycle) Management von Sofon wird das Vertragsmanagement zum Kinderspiel. Verträge sind keine undurchsichtigen Dokumente, sondern transparente und praktikable Informationen, die Sie im Hinblick auf jedes beliebige Auswahlkriterium, wie etwa Kundenkategorien, was Sie auf welchen Märkten absetzen usw., analysieren können. Sie sind hervorragend in der Lage, Verträge proaktiv zu verwalten und zu überwachen, zu ändern und zur Steuerung Ihres Einkaufs und Ihrer Produktion zu nutzen.

Durch einen umfassenden Einblick in die Ablaufdaten von Verträgen können Sie frühzeitig tätig werden, um Verträge zu verlängern. Damit behalten Sie bei Vertragsänderungen die volle Kontrolle. Und das ist gerade dann Gold wert, wenn Sie eine Vielzahl von Verträgen und (komplizierten) Vertragskombinationen haben, die ständigen Änderungen unterliegen. Der Bedarf an Personal, das mühsam Verträge durchsuchen muss, sinkt drastisch. Gleichzeitig eliminieren Sie eine häufige Fehlerquelle. Denn viele Fragen stellen sich dann nicht mehr: Welche Änderung ist nicht erlaubt und welche Änderung ist zwar durchaus erlaubt, aber nur unter bestimmten Bedingungen? Was bedeutet das für andere Absprachen? Welche finanziellen Folgen sind damit verbunden? Ein manueller Umgang damit ist riskant. Sofon generiert die Antworten aus den Daten in den festgelegten Verträgen, so dass die Anpassungen immer korrekt sind. Gleiches gilt für den Umgang mit Wartungs- und Serviceverträgen. Mit Sofon haben Sie immer schnell die richtigen Daten zur Hand, so dass Sie Ihren Verpflichtungen ordnungsgemäß nachkommen können.   

Wenn Sie Änderungen an Ihren Produkten oder Dienstleistungen vornehmen möchten, wählen Sie einfach die Kunden aus, denen Sie diese auf vertraglicher Basis anbieten, und kontaktieren sie mit Alternativen und zugehörigen Preisen.

Durch einen permanenten Einblick in Ihre Verträge wissen Sie immer genau, wo Sie mit dem Einkauf von Materialien und der Planung Ihrer Produktionskapazität stehen. So können Sie drohende Engpässe bei Vorräten und Personal frühzeitig antizipieren.

Ihre Vorteile

  • Der mit dem Contract Management verbundene Aufwand wird ebenso wie die Fehleranfälligkeit erheblich sinken.
  • Sie benötigen für die Verwaltung und Änderung Ihrer Verträge weniger Personal.
  • Durch einen genauen Einblick in die Verträge können Sie Produkte und Dienstleistungen auf effiziente Weise austauschen.
  • Mit einem dauerhaften Überblick darüber, was vertraglich von Ihnen erwartet wird, können Sie Einkauf und Produktionskapazität adäquat planen.
Revision- und Versionsverwaltung

Ihre Situation

Sie liefern kundenauftragsorientierte komplexe Produkte. Ihre Verkäufer führen generell lange Verhandlungen mit Kunden. Bei vielen Kunden ist die Anschaffung Ihrer Produkte mit langjährigen Investitionen verbunden, so dass Verträge erst nach einer Finanzierungszusage von Seiten der Geldgeber geschlossen werden. Das Angebotsverfahren verlangt der Verkaufsabteilung unglaublich viel Aufmerksamkeit und Zeit ab; zehn Angebotsfassungen pro Auftrag sind keine Seltenheit. Die Kunden haben regelmäßig viele ergänzende Fragen und Anforderungen, die sich auf diverse Bereiche auswirken. Die Verkäufer wiederum sind unentwegt damit beschäftigt, Informationen zusammenzutragen. Und im Laufe der Verhandlungen erfolgen außerdem regelmäßig Updates von Produktoptionen, Ausführungen, Preisen, Rechtslage etc.. Die Verkäufer müssen diese Updates immer im Blick haben und durchgehend kontrollieren. Trotzdem geht in dieser Hinsicht immer wieder mal etwas schief – das sind unangenehme Situationen, denn Sie müssen dann bei den Kunden darauf zurückkommen. Und Sie haben es mehr als nur einmal erlebt, dass Fehler erst in der Produktion entdeckt wurden. Das kostet nicht nur bares Geld, sondern sorgt auch für Unzufriedenheit bei den Kunden, und das nicht zuletzt deshalb, weil Sie die vereinbarte Lieferzeit nicht einhalten können.

Die Lösung

Mit Sofon verwalten Sie die unterschiedlichen Fassungen all Ihrer Angebote im Handumdrehen, ganz egal, wie lange das Angebotsverfahren dauert. Sie haben mit Sofon nicht nur jederzeit Einblick in alle Angebotsfassungen, die Sie Ihren Kunden im Laufe der Zeit unterbreiten. Vielmehr werden Angebotsfassungen außerdem automatisch neuberechnet, wenn Sie Änderungen an Ihren Produkten und Bestimmungen vorgenommen haben oder sich die geltende Rechtslage ändert (Konfigurationsmanagement). Diese automatischen Anpassungen gelten nicht nur für die Optionen und technischen Spezifikationen des Produkts selbst, sondern auch für Preise, Ausführung, Lieferzeiten, Lieferart, Verfahren, Konditionen, Zahlungsweise, Finanzierungsmöglichkeiten usw.

Wenn Sie im Laufe der Verhandlungen mit einem Kunden beispielsweise eine Option in Ihrem Produkt durch eine andere mit höherem Preis ersetzen, erscheint diese Anpassung gleich im ersten Angebot, das Ihr Verkäufer nach dieser Anpassung unterbreitet. Gleiches gilt dann, wenn der Kunde in letzter Minute eine andere Lieferart wünscht, die sich auf die Zahlungsfristen auswirkt. Alles, was sich ändert, fließt automatisch in die neue Angebotsfassung ein. Ihr Verkäufer muss sich diese Dinge nicht merken; er kann nichts vergessen, da Sofon als intelligentes System alles automatisch erledigt.

Ihre Vorteile

  • Sie vermeiden unzufriedene Kunden und unnötige Kosten durch Korrekturen in der Produktion aufgrund von Fehlern, die in Angebotsfassungen unentdeckt geblieben sind.
  • Ihre Verkäufer vergeuden keine wertvolle Zeit mit der Angebotserstellung, da sie Angebotsfassungen nicht immer wieder neu ausarbeiten müssen. Jede Angebotsfassung behält die Ausgangspunkte, die der Verkäufer mit dem Kunden vereinbart hat, und auf dieser Grundlage wird das Angebot dann unter Berücksichtigung der etwaigen zwischenzeitlichen Änderungen fertiggestellt.
  • Ihre Verkäufer können nichts anbieten, das gar nicht mehr gilt, denn neue Angebotsfassungen werden automatisch im Hinblick auf die aktuellsten technischen Möglichkeiten, Preise, Lieferzeiten, Bestimmungen usw. kontrolliert und validiert. Dies gilt auch für den letzten Schritt vor Vertragsschluss.
  • Sie verhindern verlustbringende Abschlüsse, denn eine eventuell geänderte Margenpolitik innerhalb Ihres Unternehmens wird mitberücksichtigt.
Umsatzrealisierung

Ihre Situation

Als kundenauftragsorientiertes Unternehmen mit wachsender Kundenzahl arbeiten Sie mit einer Vielzahl von langfristigen Verträgen. Sie alle weisen konkrete Bestimmungen, Bedingungen, Zahlungsabsprachen und Zahlungsfristen auf. In Ihrer Finanzbuchhaltung sind einige Mitarbeiter permanent damit beschäftigt, alle Verträge bis ins Detail durchzugehen, um Umsätze korrekt zu verbuchen und fehlerfreie (Quartals-)Berichte zu erstellen. Diese Umsatzrealisierung erfordert ständige Aufmerksamkeit und Pflege. Kontrolle, Kontrolle, Kontrolle.

Sie haben mehrmals erlebt, dass die Bedingungen einiger Verträge nicht richtig eingeschätzt wurden. Zusätzlich kam es in einem Fall zu Fehlern bei der Umrechnung in verschiedene Währungen – Fehler, die erst in einer späteren Phase ans Licht kamen. Sie mussten die Zahlen nach unten korrigieren, was viel Ärger verursachte. Glücklicherweise nahm alles ein gutes Ende, aber die Umsatzrealiserung bleibt ein wunder Punkt. Zudem geht diese mit Personalkosten einher.

Die Lösung

Mit Sofon bereitet Ihnen das Thema Umsatzrealisierung kein Kopfzerbrechen mehr. Sobald ein Angebot in einen Vertrag umgewandelt wird, werden aus allen Bestimmungen, Bedingungen sowie Zahlungs- und Fakturierungsabsprachen wie Anzahlungen, Vorauszahlungen, Zahlungsfristen, Rabatten usw. automatisch die richtigen Umsatzzahlen für Ihre Umsatzbetrachtung generiert. Um herauszufinden, wann fakturiert werden kann, muss Ihre Finanzabteilung keine Verträge durchsuchen, mühsam Daten zusammentragen oder zusätzliche Registrierungen vornehmen.

Ganz im Gegenteil. Ein einziger Klick reicht aus, um eine Übersicht zu generieren, die für den betreffenden Vertrag anzeigt, in welchen Zeiträumen welche Beträge als Umsatz verbucht werden dürfen. Diese Übersicht kann bei Bedarf auch in ein anderes System geladen werden. Dadurch wird Ihre Umsatzrealisierung unendlich viel einfacher und weniger zeitintensiv. Und, was noch wichtiger ist: Sie wissen, dass Ihre Umsatzbetrachtung mit allen Verträgen, die Sie schließen, übereinstimmt, so dass Sie keine Diskussionen mit Ihrem Wirtschaftsprüfer über Ihren gemeldeten Umsatz befürchten müssen.

Ihre Vorteile

  • Sie generieren im Finanzbereich beträchtliche Einsparungen bei den Personalkosten, da ein aufwändiges Durchsuchen von Verträgen zum Zwecke der Umsatzrealisierung von nun an der Vergangenheit angehört.
  • Sie laufen keine Gefahr, dass Sie Umsätze falsch verbuchen und dass (Quartals-)Berichte fehlerhaft sind. Gleichzeitig vermeiden Sie Probleme (mit Anteilseignern), negative Presse und (Vertrags-)Strafen.

Kunden, die durch die Sofon-Lösungen profitieren

Sofon-Produkte, die hinsichtlich Angebote und Verträge Ihre Vorhaben erleichtern

Proposal Organizer

Der Sofon Proposal Organizer unterstützt die zentrale Vertriebsorganisation, Vertriebsbüros, Vertriebsaußendienst und Service-Mitarbeiter, aber auch den indirekten Vertriebskanal mit dem Verkauf kundenspezifischer Produkte und Dienstleistungen. Der Inhalt des Vertriebsprozesses wird von Sofon Proposal Organizer verwaltet und automatisiert, während Sofon Sales Organizer (oder ein anderes CRM-Paket) die Kontaktverwaltung, Aktivitätenverwaltung, das Verwalten der Verkaufschancen und das Berichtswesen versorgt.

 

Sofon QIS

Vor allem international orientierte Unternehmen verkaufen nicht durch die eigene Vertriebsabteilung, sondern machen häufig von einem Händlernetzwerk Gebrauch. Ein wichtiger Punkt dabei ist es, die Händler in der Lage zu versetzen Lösungen selbstständig anbieten und verkaufen zu können. QIS ermöglicht Unternehmen Händlern das Know-How und die kommerziellen Informationen zu ihren Lösungen zur Verfügung zu stellen. Damit können Händler selbstständig und schnell fehlerfreie und vollständige Angebote erstellen. Dies spart sowohl den Unternehmen als auch den Händlern viel Aufwand.

Sofon Web Sales Configurator

Der Sofon Web Sales Configurator ist eine Applikation für die Konfiguration kundenspezifischer Produkte und Dienstleistungen, die Kalkulation von Verkaufspreisen, Margen und Selbstkostenpreisen, das Erstellen von Funktions- und technischen Produktbeschreibungen, das Konfigurieren dreidimensionaler Visualisierungen (falls zutreffend) und die Erstellung von multi-level Stücklisten und Arbeitsplänen.

Kontakt zu Sofon

Sofon Deutschland GmbH
Centroallee 261
46047 Oberhausen

  • +49 (0)208 309 98 55 0

  • +49 (0)208 309 98 55 2

  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Kontakt zu Sofon (NL)

Sofon B.V.
Science Park Eindhoven 5214
5692 EG Son
Niederlande

  • +31 (0) 40 26 77 199

  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!