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Sofon Approval App

Genehmigen Sie Angebote rund um die Uhr überall auf der Welt mit Ihrem Smartphone.

Sofon Approval App

Mit der Sofon Approval App können Angebote jederzeit (24/7) und überall mit dem Telefon genehmigt werden, damit sie noch schneller an den Kunden gesendet werden können.

Sobald in der App ein neues Angebot zur Genehmigung vorliegt, wird eine Push-Meldung auf dem Bildschirm angezeigt. Auf diese Weise bleiben Sie über neue Angebote, die auf ihre Genehmigung warten, informiert

Darüber hinaus gehört es der Vergangenheit sich an einem PC oder Laptop anzumelden, um ein Angebot zu genehmigen.

Sofon Approval Portal bietet zusätzliche Autorisierungsfunktionen für Sofon Proposal Organizer. Kennzeichnend sind die Möglichkeiten zum Genehmigen oder Ablehnen von Angeboten über ein Portal und der Einsatz mehrerer Genehmigungsniveaus. Die Sofon Approval ist erhältlich im Appstore (iOS) und Play Store (Android):

Voraussetzungen für die Verwendung der Sofon Approval App
  • Um die App nutzen zu können, muss Sofon Approval Portal Baseline 2019 vor Ort oder in der Cloud installiert werden.
  • Zusätzlich muss eine separate Sofon Web Edition Mobile-API vor Ort oder in der Cloud installiert werden. Die Endpunkt-URL für diese API muss über das öffentliche Internet zugänglich sein.
  • Da alle dieselbe App verwenden, hostet Sofon einen Erkennungsdienst auf Azure. Dieser Erkennungsdienst stellt sicher, dass ein Benutzer mit dem richtigen SWE Mobile API-Endpunkt verbunden ist. Ohne eine Registrierung im Discovery Service ist es nicht möglich, die Genehmigungs-App zu aktivieren. Diese Registrierung wird von Sofon durchgeführt und erfordert die E-Mail-Domain eines Unternehmens und die SWE Mobile API-Endpunkt-URL. Für ein Unternehmen können mehrere Endpunkte registriert werden (z. B. eine UAT- und Produktionsumgebung).
Genehmigungsmöglichkeiten

Sofon Proposal Organizer bietet bereits diverse Möglichkeiten, Angebote und Aufträge richtig zu genehmigen. Durch den Einsatz von Rollen kann gesteuert werden, wer dafür welche Befugnisse erhält. So kann geregelt werden, dass Angebote, die den normalen Regeln entsprechen, keine Genehmigung brauchen, dass jedoch beispielsweise das Überschreiten eines Angebotsbetrages, im Fall von Nachlässen oder beim Anbieten bestimmter Produkte eine Genehmigung erforderlich ist. Auch komplexere Genehmigungsabläufe werden unterstützt. So ist es möglich, pro Angebot eine Hierarchie von Genehmigungen zu definieren.

Genehmigen, wann es nötig ist

Wenn die Absprachen klar sind und diese korrekt im Proposal Organizer dokumentiert sind, wird eine Genehmigung nur für Dinge verlangt, die eine Ausnahme bilden. Denn wenn ein Verkäufer ein Angebot innerhalb der Regeln erstellt, braucht nichts genehmigt zu werden. Die Produkte, Preise und Konditionen liegen innerhalb der vorab definierten Regeln.

Von einfach bis komplex

Um sowohl einen einfachen als auch einen komplexen Genehmigungsprozess zu unterstützen, verfügt Sofon Proposal Organizer über drei Genehmigungsformen.

Einfache Genehmigung

Bei einer kleineren Organisation, wenig komplexen Produkten oder niedrigen Preisen wird es meist so sein, dass eine Person für das Autorisieren von Ausnahmen von der Regel zuständig ist. Im Proposal Organizer ist es möglich, in diesem Fall – bei Auftreten eines Umstands, der Autorisierung verlangt – dass der Angebotsersteller automatisch eine E-Mail an den Prüfer mit der Bitte um Genehmigung versenden lässt. Der Prüfer prüft das Angebot und genehmigt es oder lehnt es ab. Bei Ablehnung gibt er mittels eines Texts im Logbuch für das betreffende Angebot den Grund dafür an. Der Angebotsersteller macht dann eine neue Angebotsversion und reicht diese erneut zur Genehmigung ein.

Technische und kaufmännische Genehmigung

Die zweite Abstufung der Genehmigung unterscheidet zwischen der technischen und der kaufmännischen Genehmigung. In diesem Fall kann zunächst einmal das Entwurfsangebot zur technischen Genehmigung vorgelegt werden. Wenn die technische Genehmigung erfolgt ist, kann sodann die kaufmännische Genehmigung bei der dafür zuständigen Person eingeholt werden. Auch diese Schritte werden mit automatischen E-Mails und Filtern an Berichten unterstützt.

 

Für komplexere Genehmigung ist das Sofon Approval Portal die richtige Lösung. Mittels Rollen kann gesteuert werden, welcher Anwender welche Autorisierungbefugnisse erhält. So kann etwa geregelt werden, dass Angebote, die allen Vorschriften entsprechen, keine Autorisierung benötigen. Bei ‘Ausnahmen’ – beispielsweise bei Überschreitung eines Gesamtangebotsbetrags, bei Nachlässen oder beim Anbieten bestimmter Produkte – ist eine Autorisierung nach wie vor erforderlich. Wenn das komplette Angebot den Zustand “Technisch in Ordnung” hat, kann es auf “Bereit zur Genehmigung” gesetzt werden. Wenn das komplette Angebot den Zustand “Kaufmännisch in Ordnung” hat, kann es auf “Genehmigt” gesetzt werden. Alle Personen, die eine Genehmigung erteilen müssen, erhalten parallel oder sequentiell eine E-Mail mit einem Link zu dem Angebot, das über das Portal zu genehmigen ist. So können zum Beispiel mehrere Personen eine E-Mail für eine zu genehmigende Ausnahme bekommen. Es kann festgelegt werden, dass eine von ihnen ihr Einverständnis geben muss, oder dass beide Personen ihr Einverständnis geben müssen. Über das Portal erhält der Anwender Zugriff auf den Bericht, der die Einzelheiten für die Genehmigung enthält. Über das Rollenmanagement kann außerdem bestimmt werden, wer welchen Kollegen bei Abwesenheit vertreten kann. Alle Autorisierungsanfragen gehen dann falls erforderlich automatisch an den Stellvertreter.

Ausnahmezeilen können hierarchisch verknüpft sein. Sie werden dann in hierarchischer Reihenfolge abgearbeitet. Zuerst wird eine E-Mail für die Ausnahme mit der niedrigsten Hierarchie geschickt. Wenn diese Ausnahme genehmigt ist, startet der Ablauf für die nächste Ausnahme. Wenn alle Ausnahmen genehmigt sind, wird das Angebot automatisch auf genehmigt gesetzt.

Die Sofon Approval App ist eine Ergänzung zum Sofon Approval Portal und kann nur in Kombination mit dem Approval Portal verwendet werden.

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Ivo de Haan

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