Telefoon +31 (0) 40 26 77 199 | Telefoon (Duitsland) +49 (0)208 309 98 55 0 | info@sofon.com 

Offreren en contracteren

Met Sofon kunt u uw proces van quoting and contracting slim inrichten. U heeft op elk moment inzicht in wat er in offertes staat, wat er in onderhandelingen gebeurt en wat uw contracten aan afspraken en verplichtingen bevatten. Met Sofon is het mogelijk om aan de (SOX) compliance eisen te voldoen.

Offeren en contracteren

Met Sofon kunt u uw proces van quoting and contracting slim inrichten. U heeft op elk moment inzicht in wat er in offertes staat, wat er in onderhandelingen gebeurt en wat uw contracten aan afspraken en verplichtingen bevatten.

U bent in staat om klanten bij elk vraag en nieuwe vraag snel van 100% betrouwbare offertes te voorzien en consistent te zijn in al versies van een offerte. U kunt op een gecontroleerde manier kortingen toepassen en autorisatie- en goedkeuringsregels hanteren, wat de vaart in uw offerteproces houdt. Uw verkopers kennen hun onderhandelingsruimte en kunnen geen verkeerde toezeggingen doen, waarmee u onnodige kortingen voorkomt. Tegelijkertijd bent u in staat te sturen op wat voor uw bedrijf op momenten het belangrijkste is.

Door het inzicht dat Sofon vanaf de allereerste offerte biedt, ziet u in een vroeg stadium wat er qua inkoop en productie op u afkomt. Daar kunt u optimaal naar handelen. Het beheren en muteren van lopende contracten kost, hoe complex ze ook zijn, weinig mankracht.

Met Sofon is het mogelijk om aan de (SOX) compliance eisen te voldoen. Sofon garandeert dat alle noodzakelijke goedkeuringen i.v.m. offertes en contracten door de juiste bevoegde personen zijn gegeven en dat dit ook traceerbaar is. De informatie uit contracten wordt automatisch gebruikt om uw omzet correct te boeken (‘revenue recognition’). Dit scheelt u veel werk en voorkomt dat u onbedoeld omzetten verkeerd rapporteert met alle gevolgen van dien.

Met Sofon maakt u binnen quoting and contracting de volgende processen slim:

Quote Creation

Uw situatie

In een markt waarin de vraag zich steeds sneller ontwikkelt, heeft uw bedrijf moeite om klanten snel concrete aanbiedingen te doen. U maakt immers complexe producten waar honderden aspecten aan vast zitten. Offertes onder de 10 pagina’s kent u nauwelijks. Aan elke offerte komen veel mensen te pas, verkopers, materiaalspecialisten, engineers, financiële experts. Wat is de beste oplossing, wat gaat het kosten? Rekenen, uitwisselen, rekenen, uitwisselen, daar gaan dágen en meestal weken overheen. U kunt zich geen fouten veroorloven. U merkt echter dat (potentiële) klanten niet zo veel geduld meer hebben als vroeger. Ze zijn kennelijk gewend om snel bediend te worden met offertes. Sommige prospects heeft u al zien afhaken. Ze zijn met de concurrent in zee gegaan. Enkelen hebben aangegeven uw bedrijf niet meer mee te nemen in offerterondes. Die kunt u afschrijven. U heeft het intern besproken. Maar dan komen steeds weer de voorbeelden naar boven waarbij wel snel werd geoffreerd of snel een offerte werd aangepast, maar waardoor er fouten in de offerte waren geslopen. Dat heeft u in de productie recht moeten breien. Kostbare zaak. Snelheid bij het maken van offertes ligt niet altijd in lijn met zorgvuldigheid. Het kan veel opleveren, maar ook veel kosten.

De oplossing

Sofon is bij uitstek geschikt voor het snel maken van offertes die altijd 100% correct zijn, in welk stadium van onderhandeling verkopers zich ook bevinden: of het nu een budgetindicatie betreft of een definitieve aanbieding. ‘Snel’ betekent eerder minuten dan uren en absoluut geen dagen of weken. Uw Salesmedewerkers, partners en resellers  putten voor offertes namelijk uit de kennismodellen die u met Sofon maakt van uw producten (Configuratiemanagement). Hierin staan alle productopties samenhangend beschreven, inclusief (wettelijke) regelgeving en bepalingen van uzelf, zoals service- en financieringsregelingen, kortingsmogelijkheden, etc.

Een optie erbij of eraf, een dienst erbij, of toch maar niet, een betalingsregeling in 5 termijnen, of liever in 3 termijnen, en bij nader inzien toch maar de luxe uitvoering. Het is allemaal geen probleem, met een paar clicks is de offerte naar wens aangepast.  

Offertes zijn altijd compleet omdat Sofon met slimme vraag-antwoordlijsten werkt; uw salesmensen kunnen geen aspecten vergeten. In deze lijsten wordt ook naar een needs analysis toegewerkt. Offertes vormen dus geen optelsom van onderdelen, maar beschrijven de oplossing voor het probleem of de vraag van de klant. Klanten weten in elk onderhandelingsstadium wat ze krijgen, voor welke prijs. Prijzen in nieuwe offertes zijn ook altijd consistent met eerder uitgebrachte versies van de offerte. (Revision and version management).

Uw voordelen

  • Een snel offertetraject waarin prospects en klanten een helder beschreven oplossing voor hun vraag krijgt, maakt u aantrekkelijk als aanbieder. Klanten en prospects weten waar ze aan toe zijn en lopen geen risico dat ze niet krijgen wat ze bedoelen. Met offertes die positief afsteken t.o.v. die van concurrenten maakt u meer kans op orders en kunt u groei realiseren.
  • Uw offertes zijn altijd correct: u hoeft er bij de klant niet op terug te komen en u voorkomt herstelkosten in de productie.
  • Uw prijzen in offertes zijn consistent, wat u betrouwbaar maakt. U voorkomt dat u te lage bedragen vraagt, wat u marge kost, en dat u te hoge prijzen vraagt, wat prospects en klanten kan afschrikken of tot nieuwe concurrentie kan leiden.
  • Uw verkopers werken efficiënt omdat oplossing en prijs in elk onderhandelingsstadium helder zijn. Het is dus ook meteen aan het begin duidelijk of een prospect of klant überhaupt wel zaken wil doen en of hij nog geïnteresseerd blijft. Dit voorkomt lange onderhandelingen die op het laatst toch nog ‘klappen’.
Quote Management

Uw situatie

U heeft een zeer omvangrijke portefeuille van uitstaande offertes: honderden, duizenden op doorlopende basis. Sommige staan langer uit, sommige kennen vele versies.

Welbeschouwd is uw offertetraject eigenlijk weinig transparant. U ziet hoe lang offertes openstaan, maar wat er allemaal wordt geoffreerd? Het is vrijwel ondoenlijk om daar volledig inzicht in te krijgen. Sales voert wel regelmatig deelanalyses uit, maar verder gaat het niet. Er sluipt namelijk ontzettend veel werk in het doorlezen van offertes en verzamelen van gegevens. Het zijn gedeeltelijke momentopnames. Doorlopend real time inzicht heeft u niet. Jammer, want dan zou u meer kunnen sturen, verder vooruit kunnen kijken. Sturing en planning van inkoop en productie beginnen in uw bedrijf eigenlijk pas als offertes orders worden. Dan gaan alle radertjes draaien. Dat maakt het hectisch, met periodes van overstelpende drukte en terugval.

De oplossing

Sofon is erop ingericht om, vanuit elk selectiecriterium, informatie uit alle uitstaande offertes te genereren. Zo kunt u uw offerteportefeuille beheren en bewaken, analyses maken en al in een vroeg stadium tot sturing en voorbereiding komen van uw inkoop en productie. Offertes zijn in Sofon geen moeizaam door te spitten documenten, ze zijn altijd transparant. U heeft inzicht in wat u allemaal aanbiedt, verdeeld over klanten, landen, producten, waarde, productonderdelen, uit welke invalshoek u het ook wilt bekijken.

Door de transparantie van Sofon zien uw salesmanagers bijvoorbeeld snel welke offertes kansrijk zijn en waar ze stilgevallen zijn en op dood spoor zitten. Dat maakt periodieke sanering mogelijk om te voorkomen dat uw sales funnel vervuilt en uw verkopers zich te veel met kansloze aanbiedingen bezighouden.

U kunt ook proactief opereren als u een productonderdeel wilt vervangen dat nog in uitstaande offertes wordt aangeboden. Of als u bijvoorbeeld leverproblemen heeft met een bepaalde component. Sales kan dan eenvoudig de prospects en klanten selecteren van de offertes waarin dat onderdeel voorkomt en hen een alternatief voorstellen.

Als management kunt u ook in bredere zin sturen op offertes. Stel dat u veel ruimte heeft in de productie, dan kunt u offertes proberen te versnellen om uw productiecapaciteit maximaal te benutten. Uw verkopers kunnen de betreffende klanten dan benaderen en bijvoorbeeld via kortingen stimuleren snel te beslissen.

Uw voordelen

  • Door gedetailleerd inzicht in uw offertes kunt u al in een vroeg stadium globaal voorspellen wat er in voorliggende periodes op u afkomt qua inkoop en productie.
  • U bent in staat om tijdig actie te ondernemen naar uw toeleveranciers toe.
  • Doorlopend real time inzicht in offertes helpt u uw productieprocessen te optimaliseren en uw bedrijf weloverwogen te besturen.
Sales negotiation management

Uw situatie

U heeft het een enkele keer aan de hand gehad met klanten: deals die niet werden ‘uitgediend’. Redelijk grote, meerjarige deals, met deelleveringen. Het heeft u veel geld gekost. Leergeld, want u heeft de kosten niet op klanten kunnen verhalen, omdat uw contracten ruimte lieten voor interpretatie. Eén klant was intussen trouwens failliet, daar viel sowieso niets meer te halen. Voortaan wordt elke deal driedubbel gecontroleerd. Dat kost het management wel veel meer tijd, maar dat moet dan maar. Uw verkopers zijn ook voorzichtiger geworden. Vragen, controleren, nog eens vragen. Ook daar kruipen uren in, maar alles liever dan weer zo’n miskleun. Een miskleun waarbij de waarde van de goederen die u eerder had geleverd dan waar u op dat moment voor betaald kreeg. Vis zonder de spreekwoordelijke boter erbij. De klant stopte er ineens mee en bestelde de rest af. Een hoop juridisch getouwtrek, maar u trok aan het kortste eind. In het contract kwamen de waarde van de leveringen niet overeen met de betalingstermijnen. Op het laatst was er gevarieerd met die termijnen en dat is niet meer goed bekeken. Eigen schuld, de klant stond in zijn recht en had aan de afspraken voldaan. Zuur geld. Nooit weer. Dan maar extra controlewerk.

De oplossing

Sofon is een perfecte ondersteuning van het onderhandelingsproces. Het maakt alle gegevens die uw verkopers en commercieel verantwoordelijken nodig hebben in de onderhandelingen met klanten, heel gemakkelijk toegankelijk. Uw mensen baseren zich dus altijd op reële, correcte informatie. Ze zien op elk moment wat ze offreren en waar ze nog manoeuvreerruimte hebben. Bijvoorbeeld in meer of alternatieve productopties, in snelheid van levering, gratis verlengde service, nog iets meer korting, etcetera.

Ze zien ook wat wel en niet kan of mag en wat keuzes en wisselingen voor consequenties hebben, bijvoorbeeld voor het product zelf of voor levertijden of betaalwijzen. Uw mensen zijn altijd goed voorbereid in onderhandelingen en kunnen blijven sturen op maximale marge. Zo mogelijk nóg belangrijker is dat u het risico wegneemt dat uw mensen contracten opstellen met bepalingen waarvan ze de consequenties niet kennen of kunnen overzien.

Ook als klanten op het laatst variëren in hun wensen, blijven uw mensen overzicht houden. Stel dat een klant vraagt om leveringstermijnen in de offerte aan te passen. In Sofon kan Sales direct een nieuwe versie van de offerte doorrekenen wat dit betekent voor productietermijnen en leveringsvoorbereidingen en daar dan bijvoorbeeld bankgaranties voor vragen. Zo blijven ze risico’s afdekken als situaties wijzigen. U wordt niet onaangenaam verrast.

Uw voordelen

Door inzicht in het gehele verloop van het onderhandelingsproces en de consequenties van keuzes voorkomt u als bedrijf dat u met toezeggingen te maken krijgt die u niet kunt waarmaken of met juridische onduidelijkheden in contracten die u veel geld kosten.

 

Uw verkopers zijn altijd goed geïnformeerd in onderhandelingen over wat ze aanbieden en welke onderhandelingsruimte ze hebben. Zo kunnen ze blijven sturen op hoge marges en maximaal rendement.

Discount management

Uw situatie

U heeft een grote verkoopafdeling met junior en senior verkopers die op basis van hun kennis en ervaring uiteenlopende bevoegdheden hebben. Op jaarbasis maakt Sales enorm veel offertes. Het aantal orders is vrij behoorlijk. Maar u merkt dat u lang niet altijd de prijzen voor uw producten krijgt die u wilt. Verkopers geven soms te gemakkelijk kortingen weg. Maar daar ‘heel hard in knijpen’ kan ook weer een averechts effect hebben. Daar worden ze te voorzichtig van en dat kan er juist weer toe leiden dat prospects elders hun heil zoeken. Die situaties hebben zich voorgedaan en dat is nu ook weer niet de bedoeling. Uw verkoopdirecteur heeft bovendien mopperende klanten over de vloer gehad die aangaven dat er kortingen zijn toegezegd waar uw bedrijf later op is teruggekomen. Vervelende situaties, want er zitten klanten tussen met groeipotentie. Eigenlijk heeft u geen geolied discount management. Er zijn wel afspraken over het toestaan van kortingen, maar die zijn vrij summier. Er goed mee omgaan is grotendeels afhankelijk van het inschattingsvermogen van uw verkopers. De juiste prikkels ontbreken eigenlijk. Bonussen? Die zijn gewoon aan omzet gekoppeld. Dat helpt niet.

De oplossing

In Sofon kunt u alle kortingsregels vastleggen die u wilt en deze koppelen aan approval levels. Dat maakt gecontroleerd discount management mogelijk en sturing op zo hoog mogelijke marges. U kunt bijvoorbeeld kortingsregels vastleggen voor categorieën klanten, markten, volumes, opties, uitvoeringen, enzovoorts. En ook regels die verschillende kortingen toestaan afhankelijk van de combinatie waarin producten of productonderdelen worden verkocht. U kunt het zo subtiel en gedetailleerd maken als u wilt.

Het geven van kortingen is gekoppeld aan de approvalfunctie. Zodra een verkoper een niet toegestane korting wil geven of een toegestane korting waartoe hij zelf niet bevoegd is, start de approval flow. Sofon zorgt er dan automatisch voor dat de juiste bevoegde persoon of personen de melding voor goedkeuring of afkeuring van de korting krijgen.

Door het inbouwen van discount regels zullen verkopers veelal geneigd zijn om van maximale kortingen weg te blijven. Ze voorkomen dan dat de manager regelmatig ‘langs komt’.

In Sofon is het bonusmechanisme onderdeel van het discount management. Verkopers zien in Sofon hun beloning voor een order in relatie tot de korting die ze de klant geven. Hoe hoger de korting die ze toestaan, hoe lager hun beloning wordt. Dit is een stimulans voor verkopers om alles uit de onderhandelingen te halen en niet te gemakkelijk hoge kortingen te geven.

Uw voordelen

  • Met gecontroleerd discount management zakt u niet onder de prijzen voor uw producten die u per se wilt krijgen. U genereert meer inkomsten.
  • Als uw verkopers weten tot hoever ze kunnen gaan, zullen ze gematigder zijn met het geven van kortingen. U houdt meer marge over.
  • Doordat het bonusmechanisme onderdeel is van het discount management kunt u  beloningen direct relateren aan de winst die u op producten maakt.
Authorization and approval

Uw situatie

In uw bedrijf lopen offertetrajecten regelmatig vertraging op in het stadium van approval. Het kost behoorlijk wat tijd om snel goedkeuringen te krijgen. Zonde eigenlijk, maar altijd nog beter dan vollledig vrij spel voor uw verkopers. Dat heeft u aan banden gelegd, omdat de productie te vaak in de problemen kwam doordat volumes en levertijden te gemakkelijk waren toegezegd. Soms lukte het om dat met kunst- en vliegwerk toch voor elkaar te krijgen. Maar andere keren was het gewoon onmogelijk. Mopperende klanten, erg vervelend. De grootste affaire was nog toen u een machine afleverde die niet aan de verwachtingen van een klant voldeed. Te weinig capaciteit voor de beoogde toepassing. Dat was mis gegaan doordat een verkoper een technische specificatie had aangepast waar hij de consequenties niet van had overzien. Was er doorheen geglipt. Doffe ellende. Sindsdien zijn afspraken rond autorisatie en goedkeuring strak getrokken. Offreren duurt nu veel langer, maar dat neemt u op de koop toe. Hoewel u steeds meer signalen krijgt dat prospects afhaken, omdat ze elders sneller aanbiedingen krijgen…..

De oplossing

In Sofon kunt u al uw regels voor autorisatie en goedkeuring heel fijnmazig vastleggen in samenhang met wat wordt aangeboden. De regels zijn op elk moment inzichtelijk en worden door het systeem automatisch toegepast. Autorisatie en approval kunnen van alles betreffen: het geven van kortingen van één product of grotere volumes, meerjarenleveringen, de omgang met lagere en hogere orderwaardes, het toezeggen en aanpassen van levertijden, het aanpassen van technische opties, noem maar op. Alles wat u wilt vastleggen is mogelijk.

U kunt autorisatie en approval specifiek aan personen toewijzen, maar in de praktijk zal dat veelal aan functies en rollen van medewerkers zijn. U kunt alle gewenste gradaties in het systeem onderbrengen: dat de salesmanager een korting moet goedkeuren en de productiemanager  de aanpassing van een levertijd. Approval kan ook trapsgewijs worden ingericht: dat er eerst groen licht moet komen van - bijvoorbeeld - de verkoopdirecteur en pas als deze akkoord is, van de landendirecteur. Tevens is er de mogelijkheid om bij afwezigheid van personen één of meer vervangers te definiëren, zodat het proces van autorisatie en approval altijd doorloopt.

Het systeem signaleert wanneer iemand iets buiten zijn bevoegdheid probeert toe te zeggen. Het zorgt dan automatisch voor een melding aan de persoon of personen die goedkeuring moeten geven. Hierin staat de meldingsreden en wat er moet worden goed- of afgekeurd. Er staat tevens een tijdsperiode in genoemd en er zitten reminders in gebakken, zodat het snel gaat. De melding van goedkeuring of afkeuring wordt automatisch naar de aanvrager gestuurd, ook met reden. Na dat alle  aspecten van een offerte een goedkeuring hebben gekregen  wordt de offerte vrijgegeven en kan deze naar de klant worden gestuurd.

Uw voordelen

  • U voorkomt boze klanten of problemen in de productie omdat medewerkers zaken toezeggen die u niet kunt waarmaken.
  • U voorkomt dat u producten levert die niet voldoen aan de verwachting van de klant, omdat medewerkers technische specificaties toezeggen of aanpassen zonder kennis daarvan.
  • Uw offertetraject loopt altijd vlot door, omdat autorisatie- en approvalregels direct in werking treden waar van toepassing.
Contract creation

Uw situatie

Uw bedrijf heeft honderden, duizenden meerjarencontracten. Een waardevol ‘bezit’, want ze geven garantie op doorlopende omzet. Arbeidsintensief zijn ze wel. Zeker bij ingewikkelde contracten kost het best wat mankracht om ze op te stellen vanuit de laatste offerte. Dat is secuur werk, want er mag niets over het hoofd worden gezien. Er komen gedegen controles aan te pas. Alle contracten zitten in uw systeem, hoofddocumenten, bijlages: allemaal Word-documenten, PDF’s en Excel-sheets. Tijdsbestedingsonderzoeken bij Sales maken duidelijk dat er best wat uren kruipen in het lezen van contracten als daar intern of bij de klant vragen over zijn. Sommige contracten zijn ook complex, onervaren verkopers bijten zich daar soms op stuk, dus die worden daarvan gevrijwaard. Jammer van de tijd, maar u verkiest toch meerjarencontracten boven losse opdrachten.

De oplossing

In Sofon vormen de gegevens en afspraken uit de goedgekeurde eindofferte de basis voor het contract. Deze worden automatisch vanuit de laatste offerte als contractinformatie in het systeem vastgelegd. Een contract is dus nooit een document dat eerst gelezen moet worden voordat helder is wat erin staat. Alle elementen zijn direct inzichtelijk. U kunt heel eenvoudig gegevens uit één, meerdere of alle contracten destilleren en daar op handelen of er analyses op loslaten.

Uw mensen van Finance kunnen bijvoorbeeld de betalingstermijnen uit alle contracten selecteren, zien welke klanten nog moeten betalen en geautomatiseerd alle betalingsmijlpalen opvolgen.

Op dezelfde manier heeft uw Support-afdeling direct inzicht in onderhouds- en serviceafspraken uit contracten. Als klanten bellen hebben ze alle relevante gegevens direct bij de hand. Geen uitgebreide leestijd - ‘hoe zit het ook alweer?’ - en wachtende klanten; snelle en betrouwbare respons is altijd mogelijk. (Customer support).

Uw voordelen

  • U voldoet gemakkelijker aan uw contractverplichtingen, omdat u er op elk moment inzicht in heeft.
  • U kunt altijd proactief en snel afspraken in contracten opvolgen, zodat u klanten goed bedient en zelf geen financiële nadelen heeft van klanten die achterlopen op hun afspraken.
  • U spaart veel mankracht uit voor het doorspitten van contracten.
Contract Management

Uw situatie

Het beheren en muteren van contracten kost u veel tijd. U zet daar geen onervaren krachten meer aan. Op dat punt is het te vaak fout gegaan en dat heeft vanwege technische onvolkomenheden in producten aardig wat geld gekost. Contracten zijn altijd complex, met veel afspraken en bepalingen. Ze correct aanpassen is monnikenwerk, want elke verandering genereert weer een andere. Daar zat de pijn ook altijd. Aanpassingen die werden gedaan zonder dat men de consequenties had overzien. De keer bijvoorbeeld dat de kredietverzekering niet werd aangepast. Daar heeft u nog wel eens nachtmerries over. Nu heeft u het redelijk onder controle, maar het blijft een flinke kostenpost, contract management. Daar zou iets op te bedenken moeten zijn…..

De oplossing

Sofon maakt geautomatiseerd contract (lifecycle) management heel gemakkelijk mogelijk. Contracten zijn geen ondoorzichtige documenten, maar transparante en hanteerbare informatie die u kunt analyseren vanuit elk gewenst selectiecriterium: bijvoorbeeld soorten klanten, wat u verkoopt in welke markten, etcetera. U bent uitstekend in staat om uw contracten proactief te beheren en te bewaken, te muteren en te benutten voor het sturen van uw inkoop en productie.

Door inzicht in de verloopdata van contracten kunt u tijdig initiatieven nemen om contracten te verlengen. Contractmutaties kunt u volledig gecontroleerd laten plaatsvinden. Dit is goud waard als u grote aantallen contracten en (ingewikkelde) contractcombinaties heeft waarop veel gemuteerd wordt. Het scheelt enorm veel mankracht aan uitzoekwerk en voorkomt veel fouten. Want welke mutatie mag niet en welke wel in welke omstandigheden? Wat betekent het voor andere afspraken? Welke financiële consequenties zitten er aan vast? Handmatig hiermee omgaan is linke soep. Sofon genereert de antwoorden uit de gegevens in de vastgelegde contracten, zodat aanpassingen altijd correct zijn. Hetzelfde geldt voor de omgang met onderhouds- en servicecontracten. U heeft met Sofon altijd snel de juiste gegevens bij de hand, zodat u uw verplichtingen correct kunt nakomen.   

Als u veranderingen in uw producten of diensten wilt doorvoeren, selecteert u eenvoudigweg de klanten die u dit contractueel aanbiedt en benadert hen met alternatieven en bijbehorende prijzen.

Door doorlopend inzicht in uw contracten weet u waar u aan toe bent met inkoop van materialen en planning van uw productiecapaciteit. U kunt anticiperen op dreigende problemen in voorraden en personele bezetting.

Uw voordelen

  • Contract management wordt aanzienlijk minder arbeidsintensief en foutgevoelig.
  • U kunt met minder mankracht uw contracten beheren en muteren.
  • Door inzicht in contracten kunt u het vervangen van producten en diensten efficiënt aanpakken.
  • Met doorlopend inzicht in wat er contractueel van u wordt verwacht kunt u inkoop en productiecapaciteit adequaat plannen.
Revision and version management

Uw situatie

U levert klantordergestuurde, complexe producten. Uw verkopers zijn over het algemeen lang in onderhandeling met klanten. Bij veel klanten gaat het bij de aanschaf van uw producten om langjarige investeringen en komen contracten pas tot stand na instemming van financiers. Het offertetraject vraagt ontzettend veel aandacht en tijd van Sales; 10 offerteversies per order is niet overdreven. Klanten hebben regelmatig aanvullende vragen en eisen die op allerlei vlakken consequenties hebben. Verkopers zijn doorlopend informatie aan het vergaren. En gaandeweg de onderhandelingen vinden bovendien regelmatig updates plaats van productopties, uitvoeringen, prijzen, regelgeving, noem maar op. Verkopers moeten daar heel alert op zijn en voortdurend blijven controleren. Desondanks gaat het op dat punt nog regelmatig fout. Vervelende situaties, want u moet daar bij klanten dan op terugkomen. En u heeft het ook een paar keer meegemaakt dat fouten er pas in de productie ontdekt werden. Dat kost niet alleen goud geld, maar levert ook ontevreden klanten op, niet in de laatste plaats omdat u pas later kunt leveren dan afgesproken.

De oplossing

Sofon maakt versiebeheer van al uw offertes heel eenvoudig, hoe lang het onderhandelingstraject ook duurt. U heeft met Sofon op de eerste plaats op elk moment inzicht in alle offerteversies die u in de loop der tijd uitbrengt bij klanten. Daarnaast is het zo dat nieuwe offerteversies automatisch worden herberekend als u veranderingen heeft aangebracht in uw producten en bepalingen of als relevante regelgeving is veranderd (configuratiemanagement). Deze automatische aanpassingen gelden niet alleen de opties en technische specificaties van het product zelf, maar ook prijzen, uitvoering, levertijden, leverwijze, procedures, voorwaarden, betalingswijze, financieringsmogelijkheden, etcetera.

Dus heeft u tijdens het onderhandelingstraject met een klant bijvoorbeeld een optie in uw product vervangen door een andere met een hogere prijs, dan verschijnt die vernieuwing vanzelf in de eerstvolgende offerte die uw verkoper na die verandering uitbrengt. Zo ook als de klant op het laatst een andere leveringswijze afspreekt die invloed heeft op betalingstermijnen. Alles wat wijzigt, wordt vanzelf verdisconteerd in de nieuwe offerteversie. Uw verkoper hoeft dat soort dingen niet te onthouden; hij kan niets vergeten, omdat Sofon dit als slim systeem automatisch doet.

Uw voordelen

  • U voorkomt ontevreden klanten en onnodige herstelkosten in de productie als gevolg van onontdekte fouten in offerteversies.
  • Uw verkopers zijn niet onnodig veel tijd kwijt aan offreren, omdat ze offerteversies niet elke keer opnieuw hoeven te maken. Elke offerteversie behoudt de uitgangspunten die de verkoper met de klant heeft afgesproken en borduurt daar op voort met eventueel tussentijds doorgevoerde wijzigingen.
  • Uw verkopers kunnen niets offreren dat niet meer van toepassing is, omdat nieuwe offerteversies automatisch worden gecontroleerd en gevalideerd tegen de meest recente technische mogelijkheden, prijzen, levertijden, bepalingen, etc. Dit geldt ook voor de laatste stap naar het contract toe.
  • U voorkomt dat u verliesgevende deals sluit, want een eventueel gewijzigd margebeeld in uw onderneming wordt meegewogen.
Revenue recognition

Uw situatie

Als klantordergestuurd bedrijf met een groeiend aantal klanten werkt u met een grote diversiteit aan langlopende contracten. Deze hebben alle hun specifieke bepalingen, voorwaarden, betalingsafspraken en betalingstermijnen. Bij uw financiële administratie  zijn enkele medewerkers doorlopend bezig om alle contracten tot in detail uit te pluizen teneinde omzetten correct te boeken en (kwartaal)rapportages kloppend te krijgen. Deze revenue recognition is een voortdurend punt van aandacht en zorg. Controle, controle, controle.

U heeft het een keer aan de hand gehad dat voorwaarden van een paar contracten niet goed waren ingeschat. Daarbij was het in een enkel geval ook nog eens fout gegaan met de omrekening in verschillende valuta. Fouten die pas in een laat stadium naar boven kwamen. U moest de cijfers naar beneden bijstellen, een hoop heibel. Gelukkig heeft het de krant niet gehaald, maar revenue recognition blijft een zorg. En een personele kostenpost….

De oplossing

Met Sofon vormt revenue recognition geen kopzorg. Zodra een offerte wordt omgezet in een contract worden alle bepalingen, voorwaarden en betalings- en factureringsafspraken - aanbetalingen, vooruitbetalingen, betalingstermijnen, kortingen, etc. - automatisch vertaald naar de juiste omzet getallen ten behoeve van uw revenue recognition. Finance hoeft geen contracten na te pluizen, moeizaam gegevens te vergaren of extra registratiewerk te verrichten om te kijken wanneer er gefactureerd kan worden.

Integendeel. Een druk op de knop volstaat om een schema te genereren dat voor het betreffende contract aangeeft in welke perioden welke bedragen als omzet geboekt mogen worden. Dit schema kan ook in een ander systeem worden ingelezen als dat nodig is. Dit maakt uw revenue recognition oneindig veel gemakkelijker en minder tijdsintensief. En, belangrijker nog, u weet dat uw revenue recognition sluitend is met alle contracten die u afsluit zodat u geen discussie krijgt met uw accountant over uw gerapporteerde omzet.

Uw voordelen

  • U spaart op Finance veel mankracht uit voor het uitpluizen van contracten voor revenue recognition.
  • U loopt geen risico’s dat u omzetten verkeerd boekt en dat (kwartaal)rapportages niet kloppen en voorkomt problemen (met aandeelhouders), een slechte pers en boetes en straffen.

Klanten die van onze Quoting and Contracting oplossingen profiteren

Sofon products that make Quoting and Contracting easier

Proposal Organizer

Sofon Proposal Organizer ondersteunt de centrale verkooporganisatie, verkoopkantoren, verkoopbuitendienst en service medewerkers, maar ook het indirecte verkoopkanaal met de verkoop van klantspecifieke producten en diensten.

Sofon QIS

Vooral internationaal georiënteerde bedrijven verkopen niet alleen via de eigen verkoopafdeling, maar ook via een netwerk van dealers of agenten.

Sales Configurator

Sofon Sales Configurator is een applicatie voor het configureren van klantspecifieke producten en diensten, het calculeren van verkoopprijzen, marges en kostprijzen, het produceren van functionele en technische productbeschrijvingen, het configureren van driedimensionale visualisaties (indien van toepassing) en het produceren van multi-level stuklijsten en routings.

Contact Sofon

Sofon B.V.
Science Park Eindhoven 5214
5692 EG Son

  • +31 (0) 40 26 77 199

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Sofon (Duitsland)

Sofon Deutschland GmbH
Centroallee 261
46047 Oberhausen
Duitsland

  • +49 (0)208 309 98 55 0

  • +49 (0)208 309 98 55 2

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.